Как грамотно оформить справку

Справка

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе
  • Справки

    Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

    Справки бывают двух разновидностей:

  • служебного характера;
  • личного характера.
  • Справка служебного характера

    Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

    Пример оформления справки

    Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

    Справка личного характера

    Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

    При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

    Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана. », «Настоящим подтверждается, что действительно работает. » и т.д.

    В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

    Справка с места работы по месту требования. Актуальный образец и бланк

    Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т.д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т.п.

    Что нужно для получения справки с места работы

    На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.

    Но следует отметить, что закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.

    Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки

    По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.

    Срок между заявлением с просьбой выдать справку и ее получением не должен превышать трех дней.

    Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник имеет право обратиться в суд.

    Кто выдает справку

    Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.

    Срок действия справки

    Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период – за это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.

    Имеет ли право требовать справку уволившийся работник

    По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.

    Правила по составлению справки

    Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:

  • название организации,
  • дату составления,
  • сведения, которые нужно подтвердить,
  • подпись директора компании.
  • Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).

    Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.

    Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.

    Правила оформления справки

    Справка может быть написана как от руки, таки в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.

    При получении справки работник должен ее внимательно проверить и, при обнаружении каких-либо ошибок, потребовать выдачи нового документа — от содержания справки, как правило, зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.

    Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.

    Как правильно оформить справку о доходах

    Как подобрать идеальный кредит не потратив на это и 10 минут?

    Практически каждый на протяжении своей жизни сталкивается с необходимостью оформления справки о доходах. Этот документ представляется для получения льгот и социальных выплат, рассмотрения заявок на кредиты. Расскажем том, как правильно оформить справку.

    Что такое справка о доходах и для чего она нужна

    Справка отражает размер доходов конкретного лица за определённый период. Требования к её форме и содержанию устанавливаются ведомственными и корпоративными актами. Справка используется, как правило, для получения финансовой помощи, кредита или доступа к другим, нефинансовым возможностям.

    Размер дохода, указанный в справке, может оказаться ниже некоторого установленного порога (например, прожиточного минимума). В этом случае, если выполнены и другие сопутствующие условия, человек получает право на льготы и выплаты со стороны государственных (муниципальных) органов. В их число, например, входят:

    • постановка на учёт в качестве нуждающегося в улучшении жилищных условий;
    • предоставление субсидий для приобретения жилья;
    • социальные выплаты по федеральным региональным и муниципальным программам поддержки (безработные, молодые семьи и др.), льготы по оплате коммунальных услуг, проезда на общественном транспорте.
    • В других случаях финансовое состояние человека в части размера его дохода оценивается с целью предоставления доступа к определённым возможностям. Это знание необходимо при оформлении кредита, но не только. Так, документальное подтверждение уровня дохода – одно из условий оформления въездных виз в некоторые страны, например зоны Шенгена.

      Где и как оформить

      Самая распространённая форма документа – 2-НДФЛ. Её составляет, заверяет и выдаёт работодатель сотруднику, получающему официальную («белую») зарплату, по заявлению последнего. Аббревиатура НДФЛ означает «налог на доходы физического лица». Форма справки установлена приказом ФНС России и содержит следующую информацию:

    • реквизиты работодателя (налогового агента);
    • реквизиты работника-физлица;
    • сведения о доходах физлица с разбивкой по месяцам;
    • сведения о налоговых вычетах;
    • сведения о налогооблагаемой базе, исчисленных и удержанных налогах.
    • По незарплатному источнику дохода (пенсия, стипендия, пособие и прочие выплаты) справка установленной формы выдаётся уполномоченным органом. Пенсионер может взять её в отделении ПФР, студент – в образовательном учреждении, безработный – в Центре занятости. Если человек имеет несколько источников доходов, то ему следует оформить отдельный документ по каждому из них. Так, работающий пенсионер должен взять две справки – 2-НДФЛ по месту работы и о размере пенсии в отделении ПФР.

      Для индивидуальных предпринимателей специальной формы документов не предусмотрено. Поэтому при обращении в государственный (муниципальный) орган за льготой или в банк за кредитом от ИП могут потребовать налоговую декларацию в соответствии с применяемой системой налогообложения. В документе отражаются все источники доходов. Альтернативный вариант – справка из обслуживающего банка о поступлениях на расчётный счёт.

      Справка по форме банка

      Справка о доходах по форме банка учитывает реалии российского трудоустройства и системы оплаты труда: многим работникам зарплата выплачивается полностью или частично «в конверте». В таких ситуациях справка 2-НДФЛ не будет выдана или окажется бесполезной, поскольку не отразит уровень реального дохода сотрудника. В таком случае в кредите будет отказано либо его параметры окажутся менее выгодными для заявителя.

      Поэтому финучреждения, реагируя на потребности этой категории клиентов и учитывая собственные интересы, принимают справки по установленной ими форме.

      Единой, унифицированной формы справки нет, каждая кредитная организация утверждает её самостоятельно.

      В документе сведения о начисленных и удержанных налогах могут не указываться. Но гарантии, что работодатель согласится выдать такую справку, нет, ведь она может «всплыть» в самом неподходящем месте.

      Форма справки о доходах ВТБ

      Что делать, если нет возможности оформить справку

      Если оформить справку о доходах в установленной форме нет возможности, то рассчитывать на получение льгот от государства не приходится. С банковскими кредитами ситуация иная, здесь заявителям предоставляются более широкие возможности. Приведём несколько примеров таких предложений:

    • Жители Москвы и многих других регионов могут взять потребы без справки о доходах, только по паспорту. Правда, условия кредитования окажутся менее привлекательными, чем при предоставлении документа.
    • Некоторые банки готовы принимать справки о доходах, составленные работодателями в свободной форме. Пример – нецелевой кредит без залога МКБ.
    • При подаче документов в Газпромбанк на оформление ипотеки с льготным периодом кредитования заявитель может предоставить выписку по банковскому счёту, на который перечисляется зарплата.
    • Ещё один вариант – подтвердить свой доход через сайт госуслуг выпиской о состоянии лицевого счёта в ПФР. Он доступен, например, по потребкредиту Ситибанка при подаче заявки онлайн.
    • Заключение

      Получить справку о доходах в большинстве случаев не представляет никакой сложности, Главное – знать, какие требования предъявляются к документу, и обратиться по нужному адресу в нужное время.

      Лучшие материалы

      Где кроме банка можно взять кредит

      Чтобы получить деньги в долг, далеко ходить уже не нужно. Кредиты выдают в магазинах электроники, салонах связи и даже в супермаркетах. В каких необычных местах можно взять деньги в долг, читайте далее.

      Платёжный портал АСВ

      «Агентство по страхованию вкладов» запустило портал, позволяющий легко и быстро совершать платежи по кредитам, взятым в банках с отозванной лицензией. Оказывается, существует и такая проблема.

      Россияне отказываются от кредитов

      В опросах россияне говорят, что больше не верят в кредиты и брать деньги в долг у банков не намерены, а финансовая статистика показывает обратное. Что на самом деле творится на рынке банковских услуг, расскажем в статье.

      Условно одобрено: что такое предодобренный кредит

      Если банки хотя бы раз присылали СМС, звонили или отправляли уведомление с информацией о таинственном специальном предложении, это предодобренный кредит. Что это такое? Почему банки не всегда готовы выдать заём на тех самых специальных условиях? На эти и другие вопросы ответим в статье.

      В каких банках можно перенести дату платежа по кредиту

      До подписания кредитного договора банк согласовывает с заёмщиком график погашения займа. Но в процессе выплаты кредита может потребоваться перенести дату платежа. Такую услугу предоставляют не все банки. Как перенести дату платежа, расскажем в статье.

      Почему отказывают в рефинансировании

      Рефинансирование – популярный банковский продукт, который даёт возможность погасить уже имеющийся кредит (или несколько) за счёт нового, с более выгодными условиями. Конечно, многие заёмщики хотят воспользоваться такой услугой, но подобные заявки одобряют не всегда. Разберёмся, почему банки отказывают в рефинансировании.

      Со скольких лет дают кредит

      Законодательство о банковской деятельности прямо не устанавливает минимальный возраст заёмщика, поэтому многих интересует вопрос, со скольких лет можно взять кредит. Разберёмся, какие требования к возрасту заёмщика действуют в банках.

      Документы для рефинансирования

      Деньги банка помогают оплатить желаемое даже с дырой в бюджете. Если в процессе погашения кредита появляется более выгодное предложение, нелишне задуматься о перекредитовании. Что нужно подготовить для рефинансирования кредита, расскажем в статье.

      Актуальные новости

      ОНФ: звонки роботов-коллекторов следует законодательно ограничить

      Роботы-коллекторы могут беспокоить клиента так часто, как хотят того взыскатели. Это допускает действующий закон, и выявленную прореху следует закрыть. В этом убеждена лидер проекта ОНФ «За права заёмщиков» Евгения Лазарева.Внутренние службы взыскания просроченной задолженности и коллекторские агентства нередко используют

      РНКБ подписал очередное кредитное соглашение с АО «Крымхлеб»

      РНКБ Банк открыл АО «Крымхлеб» кредитную линию объёмом в 150 млн рублей. Дополнительные финансовые ресурсы вновь понадобились объединению хлебокомбинатов для закупки производственного сырья. Похожие кредитные соглашения ранее уже заключались между сторонами, в частности, около двух лет назад.Другой крупный кредитный договор

      ЮниКредит Банк выдаёт ссуды на покупку Harley-Dav >Клиенты ЮниКредит Банка теперь могут оформить кредит на покупку новой техники Harley-Davidson по ставке от 5,9% годовых. Ставка предоставляется при оформлении займа на 12 месяцев. 2-летнюю ссуду можно получить по ставке в 7,9 процентного пункта, 3-летнюю – под 9,9% годовых. Стартовый взнос в рамках программы – не менее 40% от стоимости мотоцикла.Ссуды

      Энергобанк изменил условия по вкладу «Мудрое решение»

      Энергобанк пересмотрел доходность депозитной программы «Мудрое решение»:при размещении средств на 91 день ставка теперь составляет 5,75% годовых,для периода в 181 день – 6%,для вкладов сроком в 367 дней – 6,25 процентного пункта.Ставки по ранее заключённым депозитным соглашениям остаются на прежнем уровне.Сумма размещения в рамках

      ВУЗ-банк разыскал морковь длиною 39 сантиметров

      ВУЗ-банк подвёл итоги конкурса «Деньги за морковь», который проводился в честь очередного дня рождения кредитно-финансовой структуры. В рамках акции банк разыскивал самый длинный корнеплод, богатый каротином, обещая выплатить обладателю оранжевого овоща-рекордсмена денежный приз.Победителем конкурса стала жительница Тобольска,

      Арбитраж отказал Татфондбанку в иске на 940 млн руб.

      Судья Арбитражного суда Татарстана Ильдар Салимзянов отказал кредитной организации в удовлетворении требований к государственному жилищному фонду при президенте республики. С резолютивной частью решения можно ознакомиться в картотеке арбитражных дел.Спор между банком и фондом длился более двух лет. Кредитор требовал взыскать

      ОНФ: кредиторы не имеют права выяснять подробности жизни заёмщика без его согласия

      Глава комитета по финрынку Анатолий Аксаков сообщил, что показатель долговой нагрузки будут рассчитывать квалифицированные бюро кредитных историй, которым для этого понадобится доступ к сведениям о доходах граждан. Евгения Лазарева из ОНФ называет эту инициативу неприемлемой.Кроме возможности внесения правок в закон «О кредитных

      Регулятор банкротит «Мани Фанни»

      Столичный арбитраж зарегистрировал заявление Центробанка о банкротстве одной из крупных МФО. Дата заседания не назначена, сумма требований не указана.В мае регулятор отметил многочисленные нарушения со стороны микрофинансовой организации и исключил её из реестра. Как сообщил Центробанк, компания передавала недостоверные

      Письмовник

      Как составить справку?

      Деловое письмо

      Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

      Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

      Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.

      В правом верхнем углу указывается место представления справки.

      На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

      Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.

      Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.

      Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.

      Реквизиты справки следующие:

    • место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
    • название и координаты организации, выдавшей справку,
    • штамп организации, выдавшей справку,
    • наименование вида документа,
    • дата,
    • текст справки,
    • подпись должностного лица,
    • печать организации.
    • Как написать справку с места работы — форма, образец

      Форма справки с места работы — образец ее можно скачать ниже. Законодательно она не утверждена, поэтому многие работодатели заполняют такие справки в произвольном виде. О том, какие требования нужно соблюсти, чтобы справка была оформлена правильно, читайте в нашей статье.

      Как выглядит бланк справки с места работы

      Перед тем как написать справку с места работы, следует выяснить, в какую организацию она будет предъявляться. В зависимости от цели представления справки и типа организации, которая ее запросила, содержание документа может меняться.

      Бланк справки с места работы должен обязательно содержать реквизиты работодателя: его полное наименование, регистрационные данные, адрес и телефон. Вся эта информация обычно содержится на фирменном бланке предприятия.

      Подробнее об этом бланке вы узнаете из нашей статьи «Справка с места работы — бланк и образец заполнения».

      В справке с места работы обязательно указываются:

    • Ф. И. О. сотрудника и занимаемая им должность;
    • полное наименование компании-работодателя;
    • срок работы (с определенной даты и по настоящий момент).
    • Органам социальной защиты также бывает необходимо, чтобы заявитель представил справку с места работы, в которой был бы указан размер его оклада. В некоторых ситуациях требуется, чтобы в справке был приведен размер заработка за последние 3–6 месяцев.

      Для того чтобы справка была принята, необходимо сразу уточнить в организации, затребовавшей ее, какую именно информацию следует в ней отразить.

      В справке должны быть указаны:

    • наименование, регистрационные и контактные данные работодателя;
    • название адресата, для которого оформляется справка (если такой информации нет, указывается: «По месту требования»);
    • название документа, его номер;
    • дата и место составления;
    • информативный текст с указанием необходимых фактов о трудоустройстве работника;
    • должность и подпись (с расшифровкой) лица, удостоверяющего справку.

    Где найти пример справки с места работы

    Скачать образец бланка справки с места работы вы можете на нашем сайте.

    Информацию о порядке оформления кадровых документов вы получите, ознакомившись с нашей статьей «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2020».

    Итоги

    Справка с места работы оформляется на фирменном бланке работодателя. Утвержденной формы справки с места работы не существует, поэтому многие предприятия оформляют ее в произвольном виде с сохранением всех обязательных для таких документов реквизитов.

    Среди важных данных, которые должны быть отражены в справке, — Ф. И. О., должность и срок работы сотрудника, которому выдается справка. Также требуется указать организацию, для которой эта справка оформляется. В отсутствие таких сведений работодатель указывает в справке, что она выдана по месту требования.

    Справки, копии и выписки из документов

  • Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления
  • Справка

    В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами:

    Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)

    В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

    Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа 1 :

    Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

    Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:

  • те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;
  • те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.
  • Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.

    Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.

    Внешние справки

    Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:

  • общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
  • бланк конкретного вида документа (кроме письма);
  • бланк письма.
  • Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):

  • Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания) 2* ;
  • наименование организации (знак обслуживания) * ;
  • наименование вида документа (СПРАВКА) * ;
  • дата документа ** ;
  • регистрационный номер документа ** ;
  • место составления или издания документа * ;
  • заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
  • текст документа;
  • подпись;
  • оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).
  • Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.

    В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.

    Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.

    Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.

    Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

    Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».

    Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.

    Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).

    Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

    Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.

    В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».

    Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5

    Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).

    При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел:

    Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.

    Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати.

    Внешняя справка, оформленная на бланке формата А4

    Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.

    В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см. Пример 1).

    При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).

    Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.

    Внутренние справки

    При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 . 297 мм) или А5 (148 . 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия – на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты (см. Пример 4):

  • наименование структурного подразделения – автора документа;
  • наименование вида документа (СПРАВКА);
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
  • адресат;
  • подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации).
  • Копия документа

    Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа.

    Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

    «Копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

    В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа». При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.

    Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

    Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6.30-2003, и для этого используется реквизит «отметка о заверении копии».

    3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

    Верно
    Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
    Дата

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

    Методические рекомендации ВНИИДАД по ГОСТу Р 6.30-2003 немного уточняют данные требования.

    3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

    …При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

    Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, необходимость заверения печатью копии, предназначенной для передачи в структурное подразделение внутри организации или ее должностному лицу, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.

    При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в ». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

    Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с приложением А 3 ГОСТа Р 6.30-2003, а именно – в нижней части листа копии. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии».

    Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.

    Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично – на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке (тогда он не будет заходить за его пределы); в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную (в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка).

    Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится (вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8), значения не имеет.

    Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться.

    Копия декларации, состоящая более чем из одного листа, прошивается.

    Нумерация листов (страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа) на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации.

    Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.

    В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и в случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 г. No 4462-1 (в редакции от 19.07.2009 г.).

    Выписка из документа

    Выписка из документа – это копия части (частей) письменного документа.

    В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

    Ведомственными нормативными актами может быть установлен определенный порядок оформления выписки из документа определенного вида. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 No 280 «Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации» утверждена форма выписки из протокола заседания Военного совета. Соответственно, если установлен порядок оформления выписки из документов определенного вида, то он должен соблюдаться.

    Но для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:

    Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слово «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

    Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.

    Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

    Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит «отметка о заверении копии документа» 4 , требования к оформлению которого были рассмотрены выше.

    Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе. А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью. В конце статьи приведем образец оформления выписки из приказа (см. Пример 9).

    Выписка из приказа, предназначенная для использования внутри организации

    Правила оформления справок

    «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2013, N 11

    ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВОК

    В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

    Когда нужно оформить именно справку?

    Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки — описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события «из жизни» организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

    В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

    Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т. п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И. И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

    — структура текста и стиль изложения;

    — подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера — главного бухгалтера;

    Правильно оформляем реквизиты

    Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

    Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица — после.

    Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

    Пример 2. Адресатом является организация.

    Государственная инспекция труда

    в Республике Башкортостан

    Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

    Великановой С. Ф.

    ул. Солнечная, д. 75, кв. 56

    г. Димитровград, 433500

    Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита «Адресат» пишется:

    Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

    по месту требования

    Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос «о чем?»/»о ком?», являясь как бы продолжением к слову «СПРАВКА». Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет «О техническом состоянии помещения», во втором — «О несчастных случаях на производстве» (см. отметку 3 в примере 7).

    Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

    Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324. «.

    Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами «Сообщаем вам. » или «Доводим до вашего сведения, что. «. Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

    — «Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены» и

    — «По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены».

    То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции «Дана Иванову И. И. в том, что. «.

    Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова «что».

    Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

    Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

    3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на

    2. Правила подготовки и оформления документов Управления

    регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:

    Пример 5. Отметка о наличии приложений

    Приложения: 1. Копия лицензии на проведение строительных работ на 1 л.

    2. Копия свидетельства о допуске к работам на 1 л. в 1 экз.

    Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

    Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).

    Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.

    Ставить ли печать на справку?

    Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.

    Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.

    Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

    3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

    Документы заверяют печатью организации.

    Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

    Обратите внимание: печатью организации (т. н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

    Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

    Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово «Конфиденциально».

    Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, «по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала». Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа . Но помните: не все рассуждают логически — в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать «защиту от дурака».

    Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т. е. получающая справку).

    Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок — внешние, т. е. выданы для предоставления в другие организации.

    Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39. «. Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма — тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта — см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

    Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.

    ¦ Закрытое акционерное общество Генеральному директору ¦

    ¦ «Волжская строительная компания» ООО «Кировпроектмонтаж» ¦

Смотрите так же:  345 приказ мо рф

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *