Как правильно прошивать договор

Как правильно прошивать и заверять документы

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Видео: как прошить документы в большой папке для архива

Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).
  • При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

    Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

    Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

    Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

    О проверках Роспотребнадзора рассказывает одна из статей.

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

    p, blockquote 2,0,0,0,0 —>

    Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

    p, blockquote 3,0,0,0,0 —>

    Какие документы необходимо сшивать?

    В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

    p, blockquote 5,0,0,0,0 —>

    Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.
  • p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

    Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

    adsp-pro-1 —> p, blockquote 7,0,0,0,0 —>

    Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

    p, blockquote 8,0,0,0,0 —>

    Нормативные акты

    Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

    p, blockquote 10,0,0,0,0 —>

    Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

    p, blockquote 11,0,0,0,0 —>

    Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  • p, blockquote 12,0,0,0,0 —>

    Видео — как правильно подшивать дела:

    p, blockquote 13,0,0,0,0 —>

    p, blockquote 14,0,0,0,0 —>

    Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

    Требования для государственных учреждений

    Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  • p, blockquote 16,0,0,0,0 —>

    p, blockquote 17,0,0,0,0 —>

    Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

    p, blockquote 18,0,1,0,0 —>

    Как правильно прошивать документы

    Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

    adsp-pro-6 —> p, blockquote 20,0,0,0,0 —>

    Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

    В 2 прокола

    Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

    p, blockquote 22,0,0,0,0 —>

    Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

    p, blockquote 23,0,0,0,0 —>

    Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

    p, blockquote 24,0,0,0,0 —>

    p, blockquote 25,0,0,0,0 —>

    В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

    p, blockquote 26,0,0,0,0 —>

    После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

    На 3 дырки

    Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

    p, blockquote 28,0,0,0,0 —>

    1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
    2. p, blockquote 29,0,0,0,0 —>

    3. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
    4. p, blockquote 30,0,0,0,0 —>

    5. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
    6. p, blockquote 31,0,0,0,0 —>

    7. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
    8. p, blockquote 32,0,0,0,0 —>

    9. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

    p, blockquote 33,0,0,0,0 —>

    p, blockquote 34,0,0,0,0 —>

    Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

    p, blockquote 35,0,0,0,0 —>

    На 4 дырки

    Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

    p, blockquote 37,1,0,0,0 —>

    p, blockquote 38,0,0,0,0 —>

    Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

    p, blockquote 39,0,0,0,0 —>

    p, blockquote 40,0,0,0,0 —>

    Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

    p, blockquote 41,0,0,0,0 —>

  • Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  • p, blockquote 42,0,0,0,0 —>

  • Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  • p, blockquote 43,0,0,0,0 —>

  • После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  • p, blockquote 44,0,0,0,0 —>

  • Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  • p, blockquote 45,0,0,0,0 —>

  • В крайний прокол с тыльной стороны
  • p, blockquote 46,0,0,0,0 —>

  • С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  • p, blockquote 47,0,0,0,0 —>

  • И соединяем концы нитки
  • p, blockquote 48,0,0,0,0 —>

  • При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  • p, blockquote 49,0,0,0,0 —>

  • Остается завязать нитку узлом
  • p, blockquote 50,0,0,0,0 —>

  • Обрезать лишнюю длину концов нитки
  • p, blockquote 51,0,0,0,0 —>

    Смотрите так же:  Кто делает перерасчет за отопление

    p, blockquote 52,0,0,0,0 —>

    Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

    p, blockquote 53,0,0,0,0 —>

    Видео — как сшить дело на 4 дырки:

    p, blockquote 54,0,0,0,0 —>

    На уголок

    Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

    p, blockquote 56,0,0,1,0 —>

    Видео — образец сшивки документов через уголок:

    p, blockquote 57,0,0,0,0 —>

    p, blockquote 58,0,0,0,0 —>

    Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

    Как пронумеровать листы

    В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
  • h2 6,0,0,0,0 —>

    Как заверить прошитый документ

    После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

    adsp-pro-2 —> p, blockquote 61,0,0,0,0 —>

    На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

    p, blockquote 62,0,0,0,0 —>

    Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

    p, blockquote 63,0,0,0,0 —>

    Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

    p, blockquote 64,0,0,0,0 —>

    Исправления

    При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
  • p, blockquote 66,0,0,0,0 —>

    Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

    p, blockquote 67,0,0,0,0 —>

    Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

    p, blockquote 68,0,0,0,0 —>

    В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

    p, blockquote 69,0,0,0,0 —>

    p, blockquote 70,0,0,0,0 —>

    Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

    p, blockquote 72,0,0,0,0 —>

    Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

    p, blockquote 74,0,0,0,0 —>

    Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать — ЗДЕСЬ >>>

    p, blockquote 75,0,0,0,1 —>

    ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей — ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

    Прошивка документов, вроде с одной стороны не такой уж обязательный аспект в делопроизводстве. Но в тоже время, комментаторы, правильно говорят, что некоторые государственные организации не возьмут к исполнению документы не прошитую должным образом. Могут условия конкурса предъявлять такие требование или налоговики.

    Наша фирма участвует в тендерах на электронных площадках. В течении года более сотни заявок подаём. А при подготовке пакета документов для участие в торгах подаём их прошитыми. Юридический отдел у нас строго контролирует эту процедуру. Стоит случайно не подшить какой-нибудь документ, могут и отклонить, и до торгов не допустить. Тогда потеряем много денег.

    Примерно выглядит так: заключили контракт со строительной фирмой на текущий ремонт. После того как работы будут все выполнены, собираем комиссию (оформляем приказом). Она принимает работы по акту. Туда же входит акт на недоделки и если есть такие, то и на скрытые работы. Вот эти все документы нужно подшить вместе (контракт, акты, приказы).

    Я бы добавил в этот список все бумаги, связанные с оказанием услуг. Допустим, по выполнению подрядных работ. Ну, можно и по предоставлению услуг, что впрочем, одно и тоже в документальном плане (или почти, одно и тоже). По результатам проведённых торгов контракт был заключен, и всё что с ним связано нужно подшить вместе.

    Хотите, перечислю документы, которые нужно подшивать, так как сама связана с этим процессом на работе. Во-первых, нужны все приказы, включая личные и оканчивая общие. Во-вторых, утвержденное и согласованное штатное расписание. В-третьих, отчёты, все какие у вас есть. Допустим, авансовые. В-четвёртых, книги кассовые и ведомости различные.

    В продаже легко найти компактные станки для сшивания, которые облегчат ваш тяжёлый ручной труд. Требуйте у начальства, пусть вам купят такой.

    А в чём могут возникнуть проблемы в нумерации страниц, тем более прошитых? Кстати, сшивать документы, сейчас, модно стало лентой, а не ниткой. Меня высмеяли на работе за такой дедовский способ, когда катушки из дома принесла. Хотя, признаюсь честно, нитью гораздо удобнее пользоваться. Но это, наверное, кто к чему привык. Пришлось и мне переучиваться.

    Ага, рискните так подать документы в налоговые органы. Даже разговаривать там не станут, а отправят назад с порога. Пока всё не сформируешь правильно и не прошьёшь должным образом, номера не проставишь на всех листах, тогда только можешь смело идти в ФНС.

    По идее, если нужно сдать отчётность в те же внебюджетные фонды, то и сшивают. А не отвозят всю кучу бумаг навалом в одной коробке. Помню, как то сдали не пронумерованные документы, а в них ещё вдобавок не хватило какой-то важной бумажки, так такой скандал был, начальника чуть не уволили.

    Документы подшивают только тогда, когда их собралось уже слишком много. То есть наступила пора сдавать в архив. Вот тогда и готовят их готовят специальным способом. В нашей бухгалтерии сшиваем тогда, когда готовим в банк или в государственное казначейство. Или в подобные финансовые учреждения где требуется, чтобы документы были сшиты.

    Я точно знаю, важные документы прошивают не всегда, а только в определённых законом случаях. То есть, когда они для чего-то требуются. Только вот в какие организации, не помню, вернее, и не знала даже. Трудно начинающему делопроизводителю разобраться в хитросплетениях не только прошивки документов, но и в перечне всех организаций, куда такие документы подают.

    Я так полагаю, что во всяком деле должен быть осмысленный подход. Абсолютно верно, всё прошивать не надо. Прочитала, что тут пишут в комментариях, так за голову взялась, и откуда только у людей такие мысли берутся. Вот правда, если всё принимать за чистую монету, что тут некоторые предлагают, то следует бежать сшивать все приказы и указы на работе. Изучите сначала законодательство, а потому уж говорите по этому поводу.

    Не спешите прошивать все документы и торопливо лезть в стол за иголкой и нитками. Прошивают только те бумаги, которые отвечают требованиям Правил и Инструкций. Для этого в вашей организации должен быть сперва разработан и утверждён специальный локальный документ для внутреннего пользования. Во всяком случае в нашей фирме именно так поступили.

    Подскажите, пожалуйста, если документы двусторонние, например 4 страницы(2 листа), то заверительную бумажку наклеиваем на чистый 3 лист и нумеруем его тоже? Т.е. пишем пронумеровано, прошито 3 листа?

    Теперь поняла, как нужно решать проблему хранения документов в офисе. Мы у себя суём по папкам, а потом мучаемся, найти ничего не можем. Каждый, кому не лень, из сотрудников роется, ищет для себя что-то нужное, естественно, потом в этих папках с документами такой бедлам лежит, что разобраться невозможно, что и в какой последовательности там лежало.

    Вы правы, говоря про сшивание документов, бесспорно. Правда, что хочу добавить, чтобы не забывали о нумерации. Если все листы пронумеровать и правильно сшить, или сделать это наоборот (не знаю точной последовательности), а потом пронумеровать, не возникнут проблемы впоследствии. Если даже шнурок или нить оборвутся, по номерам на страницах не составит труда восстановить документы по порядку.

    Потому умные и расчётливые люди помнят о всяческих нюансах и сшивают важные документы друг с другом, чтобы сохранность их и одновременно целостность обеспечить. И не тратить драгоценное время на восстановление. Опять же память напрягать не придётся, упорно вспоминая как всё лежало, в какой именно последовательности. Время на работе, как известно, – это деньги. Любой предприниматель вам про это скажет и на примере подтвердит.

    Есть простой способ как заново собрать рассыпавшуюся папку с важными документами и подшить их. Я вам подскажу сейчас. Обратите внимание на даты. Нужно по датам всё сформировать впоследствии, если преднамеренно или случайно документы вывалятся из папки. К сожалению, бывает иногда, что дата неразборчиво или коряво написана, а порой и вообще на документе отсутствует. Вот тогда действительно придётся долго гадать какая же была соблюдена последовательность.

    Бывают такие ситуации, когда кто-нибудь залезет в папку с важными делами, в поисках нужного документа, перевернёт в ней всё вверх дном и так оставит. А потом устанешь порядок наводить и всё заново раскладывать. В нашем офисе такая ерунда постоянно происходит. Представьте, никто не додумался сшивать документы. Я предложила начальнику, чтобы не мучиться с сортировкой документации нужно её предварительно сшить друг с другом. Тогда, даже если папка рассыплется, всё окажется на месте. И не придётся думать, что было первым, а что внизу лежало.

    удобнее всего систематизировать документы хронологически (первый номер документа — это первый лист, последний — 250).

    При этом в каждом томе своя нумерация листов.

    Требования к оформлению дел, принимаемых в архив — ССЫЛКА .

    Добрый день, подскажите, пжлст, как правильно подшивать приказы в дела для архива : первый номер снизу в папке, а потом по возрастанию (с 250(верх) по 1 (низ)) или наоборот — первый номер документа — это первый лист, последний — 250. Если несколько томов, как начинать продолжение, т.е. опять нумерация? Можно ответить на электронный адрес?! Спасибо

    Не совсем поняла, где ставить цифры нумерации. То что в верхнем правом углу — это всегда так было. А вот начинать с лицевой стороны титульного листа или изнутри?

    А кто должен покупать и на какие деньги нитки, иголки, клей? Есть ли такой пункт в бюджете организации на расходные материалы?

    Не спорьте, нитку для сшивания нужно применять джутовую. Это я вам точно говорю. У нас шеф кроме неё другие не разрешает. Джутовая очень крепкая, разорвать её руками практически невозможно.

    Смотрите так же:  Раздел квартиры купленной на материнский капитал

    Дело не в том, что продаётся в магазине, а в стандарте по делопроизводству. Там же должно быть оговорено, какого размеры брать нить для сшивания.

    Ну вы ещё спросите какого цвета нитки должны быть. Мы лично пользуемся теми, что под руку попадаются. Не хватало, чтобы ходить по магазинам, специальные искать.

    Не нашла ни где требования к ниткам для прошивки. Проблема в том, что у нас толстые нитки закончились. На канцелярские принадлежности деньги выделять перестали. Так мы обыкновенную нитку взяли и в несколько слоёв пропускаем, чтобы потолще было.

    с большой степень вероятности можно предположить, что не накажут, т.к. количество страниц в томе от этого не изменилось.

    Как вы думаете, если у нас вся документация пронумерована в левом нижнем углу (много лет так делали), накажут ли нас при проверке и является ли это грубой ошибкой? Не повлияет ли это на подлинность заверенных документов в томе?

    Благодарю за консультацию. А в каком месте заднего прошитого листа нужно клеить этот заверяющий листочек, чтобы закрыть узелок на нитках? Может существуют какие-нибудь поля с указанием строгих размеров?

    четких и однозначных требований к размеру такого листочка, наклеиваемого сзади, нет.

    Спасибо за ответ. А какие размеры должны быть у этого листочка, наклеиваемого сзади? Они регламентированы нормативным документом?

    предполагаем, что если наклеенный скотч не дает усомниться в подлинности наклейки с подписями и печатью на ней, то это не является нарушением.

    Здравствуйте. Подскажите. Мы на работе для лучшей сохранности на бумажные «наклейки с количеством листов» ещё и скотч сверху прилепляем. Является ли это нарушением?

    рекомендовать какой-то один вид клея — неблагодарное дело.

    У каждого из них есть свои достоинства и недостатки. Кому то удобнее работать с одним видом, другому — с другим . Тем более, что выбор клея сейчас огромный!

    Милое «Делать свое дело», как думаете, какой клей лучше использовать в делопроизводстве. Слышала, раньше применяли исключительно казеиновый. Сомнительно, что современный бумажный прослужит долго.

    А разве им не положены напёрстки? Куда только смотрит служба охраны труда. Уколов палец, можно получить заражение, а там и до гангрены недалеко.

    Наверное, у делопроизводителей профессиональная болезнь — постоянно исколотые пальцы?

    Ваш делопроизводитель прав — бумажку «Прошито, пронумеровано. » следует клеить на заднюю сторону последнего прошитого листа.

    Уважаемое «Делать свое дело» подскажите, для меня это важно. Собираем журналы: на принтере печатаем около ста листов, затем их дыроколим и вставляем в картонную папку «дело». То есть нанизываем листы на металлическую скрепку, которая имеется в папке. Затем их прошиваем, начиная с первого печатного листа (не с картонной обложи папки «дело»). Вопрос; куда приклеивать листочек «прошнуровано, пронумеровано. «? Мы всегда приклеивали его на заднею страницу картонной обложки. На днях делопроизводитель сказала, что нужно приклеивать на прошитые бумажные листы (на заднею сторону последнего листа). Как же правильно? Спасибо за ответ.

    для того, чтобы сделать дырки в толстой пачке бумаги часто применяют дрель с нужным диаметром сверла.

    Мне вот любопытно, кроме шила, можно ещё чем-либо протыкать дырки в толстой пачке бумаги? Может придумано какое-нибудь механическое средство? Сразу оговорюсь, дырокол не подходит, потому что пробивает слишком крупные отверстия.

    1. Лучше придерживаться правил прошивки документов, которые изложены в статье.

    2. Предполагаем, что вряд ли кто-то не примет от Вас документы, с наклейкой бумаги «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ХХ листов» указанным Вами способом.

    У нас принято не оставлять нити после узелка, а заклеивать их бумажкой, на которой написано, сколько листов прошнуровано и пронумеровано. Значит мы делали неправильно до сих?

    Недавно столкнулся с такой ситуацией: на работе нужно было подшить ряд журналов для диспетчеров, а интернета под рукой не было. А ведь полгода назад читал этот обзор. Не единожды пожалел, что не скопировал его тогда.

    Помнится работала у нас безграмотная архивариус, скрепляла документы по своему усмотрению. Так мы, после её увольнения, три года потом горы документов заново прошивали.

    Столкнулась в реальности с этим. На работе много лет журналы скрепляли двумя дырками. А вчера позвонила начальница и велела всё переделать на три дырки. Вот сижу сейчас и внимательно изучаю вышеизложенное на этой странице.

    В былые времена нить заливали горячим сургучом и сверху ставили оттиск печати. До сих пор помню тот непередаваемый сургучный запах. Мне он нравился.

    Мы делали опись всех пронумерованных страниц в томе. А про то что необходимо делать отдельную опись для мелких чеков и товарных накладных не знали. Придётся весь архив пересмотреть.

    Много лет работаю в архиве солидной организации. Мы всегда строго соблюдаем требования относительно делопроизводства. Порядок должен быть во всём, в том числе, и в документах.

    Очень полезная статья и главное вечная. Компы часто летят ( документы становятся недоступны) а что написано пером не вырубишь топором.

    В нашей фирме данная статья будет полезна юридическому отделу, бухгалтерам, работникам отдела кадров и архивариусу. Да и в канцелярии пригодится. Хочу размножить её на ксероксе и раздать в эти подразделения, чтобы было единообразие в документации.

    Забюрократились донельзя. Вам же премьер-министр на всех совещаниях твердит, что нужно уходить от бумажного документооборота. А мы всё дырочки сверлим и считаем, вдруг на одну меньше окажется — это же трагедия вселенского масштаба наступит.

    Обязательно проведу, по результатам прочтения этой статья, занятия со своими архивариусами.

    Мы как-то налетели на крупный штраф, потому что приняли к исполнению не прошитую конкурсную документацию. С тех пор относимся очень серьёзно к этой части делопроизводства.

    Как прошивать документы

    В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Покажем на примерах основные способы прошивки.

    ?Все о том, как прошить документы в три дырки

    Скачайте полезные материалы:

    Зачем прошивать документы и почему важно делать это правильно

    Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

    Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

    Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

    Какую документацию нужно прошивать

    Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

    Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

    Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

  • Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
  • Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
  • Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
  • Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
  • Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
  • Нотариально удостоверенные копии и переводы;
  • Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.

    Правила прошивки документов нитками по ГОСТу

    Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено.

    На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.

    Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Среди них:

  • Инструкции по документированию Центробанка России;
  • Типовая инструкция по делопроизводству (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);
  • Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);
  • Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.

    Необходимые материалы для прошивки документов

    Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении.

    • Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
    • Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку;
    • В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку. Так сшивают листы чаще всего в типографии.
    • Аппарат для прошивки документов

      Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.

      В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации, целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100). Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами. Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.

      Нитки для прошивки документов

      Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

      Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.

      Наклейки для прошивки документов

      Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации. К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:

    • Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
    • При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
    • Обязательна надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов», где вместо прочерка ставят количество листов.
    • Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
    • Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.
    • Схемы прошивки документов

      Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию. Обязательно нужно:

    • Удалить скобы и скрепки;
    • Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их;
    • Подготовить обложку (стандартная — 229х324 мм);
    • Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу;
    • Как прошивать документы в две дырки

      Чтобы прошить документ в две дырки, воспользуйтесь канцелярским дыроколом и ниткой. Если дырокола нет и страниц в документе немного, проколоть дырки можно толстой иглой. Сложите листы стопкой и проколите дырки вдоль левого края, отступив от него 1 см.

      Нить проденьте через оба прокола так, как показано на схеме ниже, чтобы между отверстиями она образовала петлю.

      Схема прошивки документа в две дырки

      Концы нитки завяжите узлом, сложите вместе и приклейте к обратной стороне последнего листа документа бумажной пломбой. Пломба — это кусок белой бумаги прямоугольной формы, размером приблизительно 8х5 см. На листе сделайте надпись: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Укажите количество листов, фамилию, инициалы, распишитесь с указанием даты.

      Как прошивать документы на уголок

      Кассовые документы бухгалтерии и некоторые другие можно прошивать «через уголок». Сложите листы стопкой, загните левый угол на обратную сторону. Проделайте с помощью иглы в отогнутом уголке бумаги два отверстия и прошейте документ способом в две дырки. Не забудьте зафиксировать концы нити бумажной пломбой.

      Схема прошивки документа на уголок

      Как прошивать документы в три дырки

      До того, как прошить документы нитками, сложите листы стопкой и пробейте в ней три отверстия, расположенный по одной прямой, отстоящей от левого края стопки приблизительно на 1 см.

      Нитку, вдетую в иглу с большим ушком, проденьте в среднее отверстие с тыльной стороны. Действуйте в соответствии со схемой прошивки ниже. Выведенные концы нити свяжите узелком, подровняйте и зафиксируйте при помощи бумажной пломбы.

      Схема прошивки документа в три дырки

      Как прошить документ в четыре дырки

      Вдоль левого края сложенных в стопку листов документа пробейте четыре отверстия на расстоянии приблизительно 1.5 – 2 см друг от друга. При этом способе прошивки нить вденьте с тыльной стороны в третье отверстие и далее действуйте в соответствии со схемой ниже.

      Схема прошивки документа в четыре дырки

      Выведенные на тыльную сторону концы нити свяжите узелком и опломбируйте.

      Как прошить папку с документами

      При передаче документов в архив, бумаги, которые относятся к одному типу или сопровождают определенное направление деятельности компании, подшивают в общую папку в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

      Общая папка, которая содержит как одно- так и многостраничные документы, должна иметь твердую обложку. Максимальное количество бумажных листов, подшиваемых в папку, — 250. Ни дыроколом, ни, тем более, иглой, такую толстую пачку бумаги не пробьёшь, поэтому в таких случаях используют шуруповерт и шпагат, а также переплетный станок. Бумаги, подшитые в папки, скрепляются с помощью пластиковой или металлической пружины, что позволяет их легко расшить при необходимости.

      Базовые правила прошивки документов

      Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке. Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что папка дела оформлена верно, и вся документация строго упорядочена.

      Основные правила прошивки документов:

    • нумерации подлежат не страницы подшивки, а листы;
    • если количество листов превышает 250, папку необходимо разбить на том с отдельной нумерацией;
    • опись дела не нуждается в нумерации;
    • номера необходимо проставлять арабскими цифрами в правом верхнем углу страницы, делая отступ от текста;
    • в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;
    • в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;
    • если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;
    • когда в дело включают письма в конвертах, первым нумеруется конверт, а затем — вложенные листы;
    • приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно.
    • Научитесь прошивать документы правильно. Так с меньшей вероятностью потеряете отдельные листы. Кроме того, во время проверок сведете к нулю отказы в приеме многостраничных документов из-за того, что они оформлены неправильно.

      Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

      Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

      Если документы сшиты неправильно

    • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
    • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
    • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
    • И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.

      Какие документы нужно сшивать и зачем?

      Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

      Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.

      Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

      • архивные;
      • бухгалтерские;
      • кадровые;
      • на проверку.
      • Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.

        Основные регламенты

        Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.

        Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

        Подготовка документов к сшиванию

        Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

        1. Оформление обложки.

        Обложки для документации бывают трех видов:

        • Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
        • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
        • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
        • 2. Комплектация.

          Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

          Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

          Основные инструкции:

          • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
          • В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
          • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
          • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
          • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
          • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
          • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

          4. Опись.

          Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

          • организацию и название документа;
          • дату подшивки и срок хранения;
          • подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
          • количество документов и подпись с указанием ФИО.
          • Возможные варианты сшивания

            Необходимые материалы для сшивания документов нитками

            Процесс сшивания документов

            Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:

            1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.

            2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.

            3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.

            4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.

            5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.

            6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.

            7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.

            8. Ставим печать и подпись.

            Как сшивать документы правильно (видео)

            Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:

            Прошивка большого объема документов

            Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

            Прошивка документации при помощи станка (видео)

            Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:

            Тема: Прошить договор — как правильно?

            Опции темы
            Поиск по теме

            Прошить договор — как правильно?

            Господа юристы, подскажите: видела как прошивают договор не стандартным способом, а делают дырочку (одну) в левом верхнем углу, сшивают и сзади бумажкой заклеивают.
            А чем эту бумажку «скрепляют» — если не печатью организации, то чем?

            И вообще, как правильно прошивать договоры?

            Не буду говорить за других, но ЛИЧНО я так делаю — прошиваю посередине листа формата А4, ставлю на бумаженции печать, наклеиваю, пишу «копия верна, прошито и пронумеровано 5 (пять листов)» и подписаь с расшифровкой. Пока никаких проблем и претензий не было.

            А если это не копия, а просто договор?
            Поставщики присылают договоры, в которых не предусмотрена подпись на каждом листе. И вместе с этим листочки скреплены обычной скобкой. Меня это не устраивает, я такие договоры прошиваю.
            Отсюда и вопрос возник.

            Я прошиваю так:
            Скрепляю листы скрепками, кладу листы по ширине, левой стороной текста к себе.
            Примерно посередине, 1-1,5 см от края делаю три дырки толстой иголкой на расстоянии 3 см друг от друга.
            Далее ВНИМАНИЕ!

            Иголкой с ниткой снизу в центральную дырку ( оставляю снизу см 10 нитки), затем сверху в правую дырку, снизу в левую и сверху в центральную.
            снизу два хвоста звязываю узлом и наклеиваю бумажку

            Думаю можно так — прошить посередине лист, наклеить бумажку прошито и пронумеровано (х-листов) с подписью и её расшифровкой уполномоченного лица заключающего договор, печать

            можно и не прошивать: каждый лист документа сдвинуть по отношению к верхнему листу на 1-1,5 мм, закрепить и шлепнуть печать организации, а вообще если не уверены лучше парафировать каждый лист

            О, не разу не встречала такой способ. Интересно. Спасибо за идею!

            В консульстве РФ в Польше видел как заверяют переводы.
            Загибают правый угол документа, в области загиба скрепляют степлером и ставят гербовую печать, если расшить и/или убрать лист будет отсутствовать краска от круга печати. вообщем прикольно

            франц. paraphe — росчерк, сокращённая подпись, гриф), предварительное подписание международного договора инициалами лиц, участвовавших в его выработке (инициалы ставятся на каждой странице согласованного текста проекта договора).
            норму указать не могу

            Спасибо! Очень интересные ответы!Может еще кто какие способы знает — будет интересно почитать

            А разве можно просто подписывать каждую страницу, если это не предусмотрено? Просто визировать и все?

            Я на самом деле хотела избежать скреплением печатью — чтобы не ставить печать куда-ни-попадя

            а чем запрещено? тока оба экземпляра договора, на последних листах ессно +печать

            Ничем не запрещено. Внутренняя политика компании — не ставь печать направо и налево.
            А если я на своих экземплярах поставлю печать а на экземплерах контрагента — нет? (отдала уже).
            Я понимаю, что они смогут расшить там, чего-нибудь еще сделать
            Это всё — или еще какие риски есть?

            А если.

            А если есть договор, основанный на спецификация (к которому впоследствии подкалываются новые спецификация)? Что тогда? прошить договор и затем отдельно заверять каждую новую спецификацию??

            КАК ПРОШИТЬ ДОКУМЕНТ

            На левом поле делаем шилом вертикально 3 дырки (от левого поля 1 см) (одна по центру, вниз и вверх от нее на 3 см). Иголку с ниткой (суровой) втыкаем снизу в центральную дырку, оставляем хвост 8 см (потом обрежем). Сверху вниз в нижнюю дырку, снизу вверх в верхнюю дырку, сверху вниз в центральную дырку и завязать с оставленным хвостом на 2 узла, предварительно затянуть нитки. Хвосты оставить 6 см, лишнее отрезать.
            Делаем нашлепку 4х5 см — ВЕРНО (ЕСЛИ КОПИИ), ПРОШНУРОВАНО, ПРОНУМЕРОВАНО И СКРЕПЛЕНО ПЕЧАТЬЮ ЗАО ХХХ __________ (цифрой и прописью) листов.
            Должность, подпись, ФИО.
            дата.
            Нашлепку приклеиваем чтобы закрыть узел. Печать ставим пополам на нашлепку и на страницу документа.
            Уф. ВСЁ. Выстрадано практически!

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *