Полномочия по подписанию документов

Полномочия по подписанию документов

В организациях различных отраслей с различным масштабом экономической деятельности и количественным составом коллективов, как правило, имеются несколько лиц, которым предоставлены полномочия по подписанию различных документов, в том числе исходящих от имени организации.

Не желая ограничивать полномочия подписантов, руководители предприятий зачастую сталкиваются с проблемой разграничения полномочий указанных лиц в периоды обоюдного присутствия указанных лиц на своих рабочих местах. Это становится нужно прежде всего для работников предприятия, готовящих к подписанию тот или иной документ: к кому идти его подписывать, если лица, обладающие правом подписи, равны в своих полномочиях на подписание?

Проще всего упорядочить полномочия подписантов в тех организациях, где правом первой подписи обладает лишь одно лицо, а финансовые документы вправе подписывать лишь главный бухгалтер, единолично осуществляющий на предприятии все бухгалтерские функции. Сложнее приходится тем предприятиям, где имеются несколько директоров, курирующих разные сферы деятельности предприятия, но обладающих равными правами первой подписи. Еще запутаннее ситуация в филиалах, где центральным офисом назначены несколько равнозначных руководителей с очень размытыми полномочиями. Нелегко приходится и тем, у кого в штате несколько первых заместителей директора, есть начальник финансовой службы, главный бухгалтер, директор по экономике и прочие должностные лица, полномочия которых нелегко разграничить.

Первый вопрос, который встает перед работодателем при решении проблемы разграничения полномочий по подписанию документов между равнозначными (равноуполномоченными) должностными лицами: в каком документе установить это разграничение?

Можно установить это в должностных инструкциях самих должностных лиц — подписантов. Однако о полномочиях на подписание конкретных документов должно быть известно всем сотрудникам предприятия или хотя бы тем структурным подразделениям (отделам), которые по долгу службы занимаются изготовлением того или иного документа и заинтересованы в его подписании полномочным руководителем. Учитывая, что с должностной инструкцией обязан быть ознакомлен только работник, занимающий саму должность, остальные обо всем объеме его полномочий могут так и не узнать. Таким образом, полномочия на подписание тех или иных документов могут быть зафиксированы в должностной инструкции должностного лица, но это не носит всеобщего информационного характера для всех заинтересованных лиц предприятия. Тем не менее в качестве примера указания разграничения полномочий в должностной инструкции соответствующего должностного лица, обладающего правом первой подписи, можно воспользоваться образцом N 1.

Фрагмент должностной инструкции директора по экономике

Директор по экономике обязан от имени предприятия подписывать первой подписью следующие надлежаще оформленные и завизированные в установленном порядке должностными лицами соответствующих структурных подразделений Предприятия документы:

  • договоры банковского счета с кредитными организациями;
  • соглашения о списании денежных средств со счета Предприятия в пользу третьего лица с заранее данным акцептом;
  • соглашения с кредитными организациями (банками) об обслуживании по системе «Банк — Клиент»;
  • кредитные договоры с кредитными организациями на сумму не более 1 000 000 (одного миллиона) руб. или на любую сумму при наличии решения Совета директоров;
  • дополнительные соглашения ко всем, указанным договорам и соглашениям в том числе об их расторжении, а также акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений;
  • .
  • Теми же недостатками обладает и определение полномочий в доверенностях уполномоченных должностных лиц. Так, доверенности могут быть практически с одинаковыми полномочиями — на случай взаимозаменяемости. Кроме того, полномочия не всех работников удостоверяются доверенностью. Так, директор предприятия, являющийся единоличным исполнительным органом, в соответствии с законом, вообще действует без доверенности. Таким образом, несмотря на удобство определения полномочий по подписанию документов предприятия в доверенности, выдаваемой должностному лицу, такой способ разграничения полномочий подходит не для всех случаев. Если все же разграничение полномочий лиц-подписантов решено будет урегулировать в выдаваемых доверенностях, в качестве примера требуемой формулировки можно взять Образец N 2.

    Фрагмент доверенности должностного лица

    Настоящей доверенностью уполномочивает. директора по административно-хозяйственной деятельности Предприятия Иванова Ивана Ивановича. от имени Предприятия заключать и исполнять договоры и соглашения в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, совершать сделки в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, а именно:

  • договоры складского хранения товаров;
  • договоры хранения имущества;
  • договоры страхования имущества Предприятия;
  • договоры возмездного оказания услуг по оценке имущества;
  • Оптимальным решением данного вопроса будет фиксация разграничения полномочий в локальном нормативном акте предприятия. Например, в инструкции по делопроизводству. Работодателю останется лишь знакомить с данным локальным актом каждого работника предприятия. Однако такой документ, как показывает практика, формируется далеко не во всех предприятиях, организациях и учреждениях. Поэтому такой вариант решения подходит не всем.
    Вариантом решения рассматриваемого вопроса является издание соответствующего приказа о разграничении полномочий конкретных должностных лиц. В зависимости от целей разграничения полномочий и количества должностных лиц, чьи полномочия разграничиваются, в качестве примера могут быть использованы образцы 3 или 4. Минусом такого решения вопроса является необходимость постоянного мониторинга штатной расстановки на предприятии ответственных уполномоченных лиц и внесение изменений в указанный приказ (или издание нового с одновременным признанием предыдущего утратившим силу) в части замены указания на уполномоченное должностное лицо — подписанта (при увольнении одного и принятия на ту же должность нового).

    Приказ о разграничении полномочий подписантов,
    обладающих правом первой подписи

    ООО «РОСИНКА»
    Костромской филиал

    12 января 2015 г.
    N 1

    О разграничении полномочий по подписанию документов

    В связи с увеличением документооборота и необходимостью урегулирования разграничения полномочий по подписанию внешних и внутренних документов Костромского филиала ООО «РОСИНКА» первыми должностными лицами филиала, обладающими равными полномочиями в соответствии с выданными доверенностями,

    1. Утвердить согласно Приложению N 1 к приказу перечень

  • основных документов, подлежащих подписанию директором Костромского филиала ООО «РОСИНКА» Саюровым Д.Г.,
  • основных документов, подлежащих подписанию заместителем директора по экономике и бизнесу Костромского филиала ООО «РОСИНКА» Нефедовым Е.Н.
  • 2. Определить, что при отсутствии одного из должностных лиц, указанных в п. 1 настоящего приказа, его полномочия в части подписания осуществляет оставшееся должностное лицо.

    3. Подписание перечисленных в Приложении N 1 к приказу основных документов указанным должностным лицам производить в строгом соответствии с объемом полномочий и порядком принятия решения об их подписании, установленными Уставом ООО «РОСИНКА» и выданными им доверенностями.

    4. Секретарю-делопроизводителю Савушкиной И.Н. ознакомить указанных в приказе должностных лиц с настоящим приказом, произвести рассылку приказа всем сотрудникам Костромского филиала ООО «РОСИНКА» для сведения.

    5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

    Директор Костромского филиала
    ООО «РОСИНКА» Саюров Д.Г. Саюров
    Согласовано:
    Главный юрисконсульт Иванова А.К. А.К. Иванова
    (виза ставится на обороте или отдельном листе)

    Приложение N 1 к приказу N 1 от 12.01.2015

    Перечень основных документов, формирующихся
    в Костромском филиале ООО «РОСИНКА»
    с разграничением полномочий по их подписанию

    Основные документы, подлежащие подписанию у директора Костромского филиала ООО «РОСИНКА» Саюрова Д.Г.:

  • договоры на инкассацию, пересчет и зачисление на счет Предприятия денежной наличности;
  • кредитные договоры с кредитными организациями;
  • договоры на покупку автотранспорта;
  • договоры купли-продажи недвижимого имущества;
  • договоры аренды движимого и недвижимого имущества;
  • договоры на оказание консультационных и информационных услуг;
  • договоры на размещение рекламы;
  • дополнительные соглашения ко всем указанным договорам и соглашениям, в том числе об их расторжении, а также акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений;
  • трудовые договоры с работниками филиала и дополнительные соглашения к ним;
  • приказы по основной деятельности филиала;
  • приказы о дисциплинарном взыскании работников филиала;
  • акты проверок контролирующих органов;
  • все виды документов, направляемых в налоговые, правоохранительные органы.
  • Основные документы, подлежащие подписанию заместителем директора по экономике и бизнесу Костромского филиала ООО «РОСИНКА» Нефедовым Е.Н.:

  • договоры по хозяйственной деятельности, в том числе на обеспечение мебелью;
  • договоры поставки;
  • договоры транспортного обслуживания;
  • договоры на техническое обслуживание служебных автомобилей;
  • договоры на ремонт помещений, занимаемых ООО «РОСИНКА»;
  • дополнительные соглашения ко всем указанным договорам и соглашениям, в том числе об их расторжении, а также подписывать акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений.
  • Обратите внимание! В приказе поименованы должностные лица филиала, которые наделяются полномочиями на подписание документов предприятия выданной им руководителем предприятия доверенностью. Потребность в разграничении полномочий возникает в случае выдачи равноуполномоченных доверенностей указанным лицам на период присутствия обоих должностных лиц на своих рабочих местах. В случае же отсутствия одного из них оставшееся должностное лицо в силу полномочий, предоставленных доверенностью, обладает правом подписания всех исходящих от филиала документов.

    Приказ о разграничении полномочий различных подписантов,
    обладающих правом первой, второй подписи
    и правом визирования

    15 января 2015 г.
    N 3

    Об упорядочении подписания
    исходящих и внутренних документов
    ООО «Бригантина»

    В связи с увеличением документооборота и необходимостью урегулирования разграничения полномочий по подписанию исходящих внешних и внутренних документов ООО «Бригантина» (далее — Предприятие), а также в целях неукоснительного исполнения Инструкции по делопроизводству в ООО «Бригантина», утв. Приказом от 05.06.2010 N 78 (далее — Инструкция по делопроизводству),

    1. В соответствии с п. 2.2.8 Инструкции по делопроизводству подписывать первой подписью строго только у исполнительного директора Шеянова Валерия Геннадьевича:

  • распорядительные документы Предприятия;
  • документы, издаваемые во исполнение постановлений, указов и распоряжений высших органов государственной власти и управления;
  • документы, адресованные в высшие органы государственной власти и управления;
  • счета;
  • платежные поручения Предприятия об оплате работ, услуг, материальных ценностей, приобретенных для Предприятия;
  • платежные поручения по выдаче заемщикам — работникам Предприятия займов по заключенным договорам займа с Предприятием;
  • иные платежные документы, не отнесенные для подписания к компетенции коммерческого директора;
  • договоры займа с физическими лицами — работниками Предприятия;
  • визировать служебные записки на согласование по бюджету Предприятия;
  • договоры банковского счета, банковского вклада, иные договоры на осуществление банковских операций с финансово-кредитными учреждениями;
  • платежные документы Предприятия в электронной базе данных (БД) электронно-цифровой подписью (ЭЦП);
  • договоры аренды;
  • договоры по хозяйственной деятельности, в том числе на выполнение услуг, подрядных работ;
  • акты выполненных работ по вышеуказанным договорам;
  • денежные чеки;
  • другие документы, подписание которых исполнительным директором является служебной необходимостью.
  • 2. Делегировать коммерческому директору Наумову Виктору Андреевичу полномочия на подписание первой подписью в текущем режиме только следующих документов:

    • договоров по основной деятельности Предприятия на поставку производимой Предприятием продукции;
    • договоров на транспортное обслуживание поставок Предприятия, в том числе с ОАО «РЖД».
    • 3. Установить взаимозаменяемость лиц, указанных в п. п. 1 — 2 настоящего приказа, на период официального отсутствия.

      4. Документы, договоры, предусматривающие получение или обязанность оплаты Предприятием работ и услуг, в обязательном порядке визировать у главного бухгалтера Корнеевой Натальи Сергеевны.

      5. В соответствии с утвержденными положениями о соответствующих подразделениях и должностными инструкциями предоставить начальникам структурных подразделений подписание исключительно только документов внутреннего использования, исходящих от подразделения.

      6. Во исполнение п. 2.2.6 Инструкции по делопроизводству при подготовке документов до их подписания исполнительным директором или коммерческим директором в обязательном порядке визировать исполнителем и заинтересованными структурными подразделениями. Визы проставлять на экземплярах документов, остающихся в документах Предприятия, на лицевой стороне ниже первой подписи.

      7. Секретарю-делопроизводителю Ткачевой Е.С. строго отслеживать наличие виз на представляемых на подписание документах.

      8. Секретарю-делопроизводителю Ткачевой Е.С. ознакомить руководителей отделов (структурных подразделений) Предприятия с настоящим приказом согласно прилагаемому списку (лист ознакомления к настоящему приказу). Руководителям структурных подразделений довести настоящий приказ до сведения подчиненных сотрудников.

      9. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

      Исполнительный директор
      ООО «Бригантина» Шеянов В.Г. Шеянов
      Согласовано:
      Начальник юридического отдела Машкова Н.Н. Машкова
      (виза ставится на обороте или отдельном листе)

      Лист ознакомления с приказом N 3 от 15 января 2015 г.

      С приказом об упорядочении подписания исходящих и внутренних документов ООО «Бригантина» ознакомлены:

      Подписание документов неуполномоченными лицами (Штукмастер И.)

      Дата размещения статьи: 18.03.2015

      Не секрет, что если будет установлен факт подписания первичного документа неуполномоченным лицом контрагента, то налоговики не признают в качестве документально подтвержденных расходы по такому документу, а также откажут в применении вычета по НДС. О том, на что обратить внимание бухгалтеру при проверке подписей на первичных учетных документах контрагентов, читайте в статье.

      Общие правила

      Закон о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ) требует, чтобы каждый факт хозяйственной жизни был оформлен первичным учетным документом. В качестве обязательного реквизита такого документа п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ называет подпись должностных лиц, совершивших сделку, либо должностных лиц, ответственных за оформление свершившегося события. Подпись должна сопровождаться указанием на фамилию и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. Такие же требования к первичным документам содержатся в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности).
      Кроме того, ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ устанавливает, что лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Однако именно бухгалтер на основании таких первичных документов ведет учет и отражает сведения в налоговых декларациях. Соответственно, если будет установлено, что первичный документ от контрагента подписан неуполномоченным лицом, то налоговый орган не признает в качестве документально подтвержденных расходы по такому первичному документу, а также откажет в применении вычета НДС (по ненадлежаще подписанному счету-фактуре). Это негативно скажется на имущественных интересах организации, может повлечь как налоговую ответственность компании (гл. 16 НК РФ), так и административную ответственность для должностных лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП РФ).

      На что обратить внимание

      Что же делать бухгалтеру, чтобы обезопасить себя от принятия к учету документов, подписанных неуполномоченными лицами?

      Уполномочен или нет

      Для начала вам стоит убедиться, что расшифровка подписи на первичных документах контрагента как минимум соответствует данным о лицах, уполномоченных подписывать такие документы. То есть необходимо произвести идентификацию лица, уполномоченного на подписание документов.

      К сведению. Напомним, что без доверенности от имени компании может выступать и совершать сделки (подписывать документы) только единоличный исполнительный орган общества — директор, генеральный директор (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и др.).

      Чаще всего первичные документы (акты приемки-передачи результатов выполненных работ, оказанных услуг, накладные) подписывает руководитель (генеральный директор/директор). Следовательно, необходимо убедиться, что данные о руководителе организации-контрагента на первичном документе соответствуют информации о руководителе, указанной в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).

      К сведению. Электронную выписку из ЕГРЮЛ можно получить в режиме реального времени на сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе «Электронные сервисы».

      Если информация о руководителе в ЕГРЮЛ и в первичном документе не совпадает, то у контрагента следует запросить подтверждение действительности сведений в первичном документе, в том числе приказ о вступлении в должность, решение общего собрания об избрании руководителя и т.д.

      Счета-фактуры

      В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Невыполнение требований к счету-фактуре, в том числе в части подписи, является основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (п. 2 ст. 169 НК РФ).
      Поэтому при принятии счетов-фактур от контрагента бухгалтер вправе потребовать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на подписывающее счета-фактуры лицо либо иной распорядительный документ.

      Доверенность и приказ

      Если подписанты первичных документов действуют на основании доверенности, то необходимо запросить копию такой доверенности и проверить ее на соответствие требованиям ст. ст. 185 — 188.1 Гражданского кодекса РФ, а также удостовериться в передаче по ней полномочий на подписание первичных документов.

      К сведению. В Письме Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227 была отражена позиция, согласно которой заместитель директора, исполняющий обязанности директора на время нахождения последнего в командировке, не может действовать от имени организации только на основании приказа, необходимо также оформить доверенность. Вопрос, заданный Минфину России, касался представительства в налоговых правоотношениях (представлять декларации, пояснения и т.п.).

      Действительно, НК РФ (п. 3 ст. 29 НК РФ) не предусматривает иного порядка оформления полномочий представителя, кроме доверенности. Однако применительно к подписанию первичных документов, а также счетов-фактур таких требований нет. Более того, та же ст. 169 НК РФ указывает, что подписант счета-фактуры может быть уполномочен на то приказом или доверенностью.
      Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
      Следовательно, подтверждением полномочий на подписание документов может быть:
      — распорядительный документ по организации (приказ, распоряжение, внутреннее положение о праве подписи на документах);
      — либо доверенность от имени организации.
      Положение об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов в подтверждение исполнения договора (например, товарных накладных, актов), можно закрепить в договоре или приложении к нему. Здесь же можно закрепить и подписи этих лиц.

      Мнение. М. Смольнинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал»
      Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда — выдавать доверенность?
      НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, на что указывает законодатель, — это альтернативность документов: достаточно одного из них.
      На практике на этот счет существует несколько точек зрения. Приведем основные из них.
      1. Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказами, иными распорядительными документами), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
      2. Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность. При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности — подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. В период замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации.
      Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:
      — избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и контрагентами, поскольку не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;
      — наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.
      Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью оформляется только предоставление права, но не делегирование напрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) и/или должностную инструкцию работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, то соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договора возмездного оказания услуг и т.п.).
      Может возникнуть ситуация, когда контрагент возразит, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед внешними лицами требуется доверенность. Но налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.
      Таким образом, можно сделать следующие выводы:
      — в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое делегирование оформлять доверенностью;
      — при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и/или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
      1) приказом (иным распорядительным документом) по организации;
      2) а также целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и/или должностные инструкции этих лиц;
      — если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур на постоянной основе работнику собственной организации, то целесообразно оформить:
      1) приказ (иной распорядительный документ) по организации;
      2) доверенность от имени организации;
      3) а также отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Причем для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности. В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель.

      Итак, с полномочиями лица, совершившего сделку, мы разобрались.

      Идентификация лица

      Далее следует удостовериться в наличии подписи на документе именно того лица, которое указано в расшифровке. Данный шаг необходим, поскольку в последнее время практически ни одна проверка со стороны налоговых органов не проходит без выявления контрагентов, не выполняющих свои налоговые обязательства.
      Обратите внимание: даже в том случае, когда руководители поставщиков не отказываются от участия в деятельности организаций и признают, что являлись их руководителями, налоговые органы инициируют почерковедческие экспертизы документов, подтверждающие, что подписи на документах не принадлежат лицам, являющимся руководителями, и на этом основании отказывают в признании расходов.
      Налоговики ссылаются на ст. 252 НК РФ и Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды». Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Не могут являться основанием для получения налоговой выгоды документы, сведения в которых неполны, недостоверны и (или) противоречивы. Поскольку подпись на первичном документе выполнена неуполномоченным лицом (неизвестными лицами), данный документ содержит недостоверные сведения, следовательно, не может подтверждать расходы (вычет по НДС).

      Образцы подписей

      Как же бухгалтеру убедиться в действительности подписи? Неужели каждый раз проводить экспертизу?
      Несмотря на то что ни один законодательный акт не требует проверки подписи контрагента на соответствие ее действительности, в настоящее время для подтверждения проявления должной осмотрительности организации все чаще требуют от контрагентов образцы подписей лиц, ответственных за подписание первичных документов и счетов-фактур. Это может быть копия паспорта с подписью или копия банковских карточек с образцами подписи и печати либо доверенность, в которой удостоверена подпись лица, уполномоченного подписывать документы. В противном случае, если организация не запросит таких документов, ее ожидают неблагоприятные последствия.

      Поддельная подпись

      Однако запрос образца подписи не всегда может обезопасить компанию. Даже если подписи на документах визуально совпадают, в дальнейшем может выясниться, что подписи подделаны (как правило, это обнаруживается по результатам экспертизы).
      Но в таком случае, если компания имеет запрошенные ею у контрагента и полученные документы, в которых виден образец подписи уполномоченного лица контрагента, и такая подпись визуально совпадает с подписями на первичных документах и счетах-фактурах, шансы выиграть спор в суде существенно возрастают. Ведь компания проявила должную осмотрительность и сделала все возможное, исходя из обычаев делового оборота, чтобы удостовериться в подписании документов уполномоченным лицом.

      Упрощенная подпись

      На практике, если лицу (директору) приходится подписывать много документов, в целях экономии времени на них ставится лишь росчерк или иная упрощенная подпись, отличная от подписи в паспорте или банковской карточке. В таком случае, скорее всего, у налоговых органов возникнут претензии, так как в первую очередь они сравнивают подписи визуально (например, с подписью на протоколах допросов представителей контрагентов).
      Поскольку законодательные требования к личной подписи на документах отсутствуют, такая подпись необязательно должна совпадать с подписью в официальных документах (например, паспорте). Основное назначение подписи — подтвердить, что документ одобрен ответственным лицом, уполномоченным подписывать документы. Соответственно, руководитель контрагента (иное уполномоченное лицо) вправе расписываться иначе, чем указано в паспорте, но в таком случае нелишне будет запросить образец подобной упрощенной подписи.

      К сведению. Имейте в виду: Минфин России приравнивает электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, к бумажным документам с собственноручной подписью ответственного лица. Но только в том случае, если между компаниями заключено соглашение об электронном документообороте, которое содержит соответствующее условие (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», Письма Минфина России от 17.01.2014 N ПА-4-6/489, от 24.11.2011 N ЕД-4-3/[email protected]). В противном случае (в отсутствие соглашения) первичные документы безопаснее подписывать квалифицированной ЭЦП.

      Вместо заключения

      К сожалению, на практике проконтролировать полномочия лиц, которые подписывают первичные документы, тем более в условиях крупной организации (с большим количеством контрагентов), не всегда возможно. Для этого необходимо было бы создать еще один отдел в дополнение к бухгалтерии. Отметим, однако, что негативные последствия подписания документов неуполномоченным лицом для налогоплательщика возникают в том случае, если совокупность доказательств ставит под сомнение реальность операций с таким контрагентом (контрагент-«однодневка», руководитель контрагента отказывается от подписи, экспертиза показала, что подпись подделана, компания не платит налогов, мигрирует из инспекции в инспекцию и т.д.). Соответственно, если компания сможет собрать пул доказательств о реальности операций и проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента, то у нее есть шанс снять претензии налогового органа (в вышестоящем налоговом органе или суде).
      Итак, какие документы должны быть как минимум запрошены и получены от контрагента в подтверждение подписания документов уполномоченными лицами для избежания спорных ситуаций? Это:
      1) выписка из ЕГРЮЛ. Такую выписку можно сделать самостоятельно с сайта, обязательно распечатав и поместив в досье контрагента;
      2) приказ (иной распорядительный документ) об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов и счетов-фактур. Лучше всего, когда к такому приказу (иному распорядительному документу) имеется приложение с образцами подписей уполномоченных лиц. Документы, подтверждающие право подписи документов от контрагентов, должны быть ими надлежащим образом заверены;
      3) либо доверенность от имени организации на подписание документов. Желательно также с образцом подписи уполномоченного лица;
      4) копии паспорта, банковской карточки с образцами подписи и печати, иного образца подписи уполномоченных на подписание документов лиц.
      Обращаем внимание, что данный перечень документов необходим только для подтверждения полномочий лиц на подписание документов и их подписи, для подтверждения проявления должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента этих документов будет недостаточно.

      Судебная практика. Как отмечают судьи, для подтверждения должной осмотрительности компании следует поинтересоваться в том числе о деловой репутации контрагента, а также наличии у него необходимых ресурсов для исполнения сделки (Постановления ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, от 08.06.2010 N 17684/09) и т.д.

      Если контрагент надежный, компания в нем уверена, приведенный список можно сократить. Если у организации есть основания полагать, что в дальнейшем контрагент может отказаться от подписания документов, то, напротив, приведенный список будет являться обязательным. Более того, в таком случае можно требовать подтверждение полномочий/отсутствие изменений в течение срока действия договора. Например, при длительном договоре (аренды, поставки) ежемесячно проверять данные о руководителе, требовать подтверждение работы уполномоченных на подписание сотрудников в организации до соответствующего времени и т.д.
      Если информация в первичных документах указана неразборчиво или фамилии и инициалы лиц, подписавших документы, не совпадают со списком лиц, ответственных за их подписание, либо присутствуют другие факторы, позволяющие усомниться в подписании документов уполномоченными лицами, бухгалтер не должен отражать факты хозяйственной деятельности на основании таких документов до разрешения сомнений в полномочиях лиц. Отказывая в принятии подобных документов, бухгалтер соблюдает требования Закона N 402-ФЗ, в том числе о невозможности регистрации мнимых и притворных объектов в бухгалтерском учете (ч. 2 ст. 10) и принятии к учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9).

      Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

      Вернуться на предыдущую страницу

      Как правильно делегировать право подписи гражданско?правовых договоров и кадровых документов

      Все документы от имени организации вправе подписывать ее руководитель. Это общее правило наверняка известно каждому бухгалтеру. Однако не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждой официальной бумаге. Ведь документооборот в компаниях может достигать значительных объемов. Кроме того, руководитель может уйти в отпуск, заболеть, уехать в командировку и т.п. Во всех этих ситуациях возникает необходимость делегировать право подписи. Порядок оформления этой операции зависит от того, что именно доверяется подписывать третьему лицу. Сегодня мы подробно остановимся на правилах передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации.

      Подписание гражданско-правовых договоров

      Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ). Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу. В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).

      Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

      Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).

      Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.

      Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.

      Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН. А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)). Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).

      Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает. При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

      Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

      Подписание кадровой документации

      Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи. Так, в статье 20 ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами. При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами. А в статье 57 ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.

      На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

      Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т?1

      К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов. В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

      Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов. Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

      Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см. постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

      Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

      В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий. Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность. Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

      Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

      Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

      Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

      Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

      Бесплатно вести кадровый учет в веб?сервисе

      Как оформляется подпись уполномоченного лица

      Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.

      Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть). Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации. Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.

      «Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:

      Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2020 года…

      Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.

      Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров. То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа. То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.

      Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет. Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.) будут подтверждены приказом и доверенностью.

      Передать полномочия на подписание документов

      Если руководителя компании нет на месте, то подписывать документы и отчеты могут доверенные сотрудники. Для этого в СБИС можно:

      У каждого из способов есть свои особенности.

      Делегирование права на подписание документов Передача электронной подписи
      Преимущества (+):

      • более правильный способ с юридической точки зрения;
      • уполномоченный сотрудник использует свою ЭП, поэтому ответственность за подписанные документы лежит на нем;
      • полномочия можно выдать не только своему сотруднику, но и представителю другого юридического лица.
      • Недостатки (-):

          в соответствии с ГК и НК РФ руководитель обязан документально оформить право сотрудника на подписание документов: с помощью приказа по организации или доверенности;

          принимающая сторона увидит в документе или отчете подпись не руководителя, а доверенного лица;

          сначала нужно отправить в налоговую инспекцию бумажный экземпляр доверенности, и только после этого направлять туда отчеты, подписанные уполномоченным сотрудником;

          в некоторых регионах Пенсионный фонд до сих пор не принимает отчетность, подписанную не руководителем.

          не требует оформления внутренних распорядительных документов по организации или доверенности на право подписи документов;

          принимающая сторона — контрагент или контролирующий орган — увидит подпись владельца в документе или отчете.

          персональная ответственность за подписанные документы или отчеты будет лежать на владельце электронной подписи, а не на том, кто фактически подписал документ.

          О подписях на первичных документах

          Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

          Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

        • внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
        • доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.
        • В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

          Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

          Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

          Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

          Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

          Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

          И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

          Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

          Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

          Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

          Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

          Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал» 2015, № 03

          Делегирование полномочий по подписанию документов

          Многих руководителей зачастую посещает необходимость делегировать полномочия по подписанию документов другому сотруднику. При данной передаче полномочий необходимо правильно оформить право подписи, в противном случае она будет считаться недействительной. Давайте рассмотрим, как правильно оформить передачу права подписания документов.

          Из данной статьи вы узнаете:

        • в каком случае может потребоваться делегирование полномочий;
        • как оформить делегирование полномочий по подписанию документов.
        • К делегированию полномочий по подписанию документов рано или поздно приходится прибегнуть каждому руководителю. При этом абсолютно неважно, по каким причинам приходится передать полномочия — порядок оформления всегда должен соответствовать существующему законодательству.

          Случаи, в которых требуется делегировать полномочия

          Существует несколько различных ситуаций, в которых у руководителя может возникнуть необходимость в делегировании полномочий по подписанию документов другому сотруднику. Давайте рассмотрим самые распространенные.

          Отпуск или командировка руководителя. Зачастую руководители организаций, отправляясь в отпуск, пренебрегают необходимостью делегирования полномочий по подписанию документов. Такой подход может принести не только проблемы и проволочки, связанные с неподписанными документами, но и убытки, которые понесет компания.

          Командировка сотрудника. Данный случай является наиболее распространенным в практике передачи полномочий по подписанию документов. Многие сотрудники направляются в командировку именно с такой целью: для участия в различных мероприятиях от лица компании, поиска новых контактов, поставщиков, инвесторов и клиентов. Именно по этой причине важно делегировать сотруднику полномочия, чтобы командировка оказалась наиболее продуктивной и полезной для организации.

          Разделение полномочий. Некоторые руководители стремятся избежать большого количества рутинной работы, связанной с подписанием различной документации. Одним из удобных выходов из данной ситуации является наделение соответствующими полномочиями сотрудника, который примет на себя ответственность за подписание деловой документации. Такая мера является эффективной в том случае, если организация имеет большой документооборот.

          Подведомственная сеть. При большом количестве филиалов компании или ее представительств делегирование полномочий позволяет значительно сократить проблемы, возникающие с подписанием документов. При больших расстояниях между подведомственными филиалами достаточно проблематично организовать быстрое сообщение и оперативное подписание документов. В этом случае именно передача полномочий руководителям филиалов позволит избежать временных задержек и неустоек.

          Работа с входящими документами. Также одним из эффективных способов разгрузить руководителя организации является делегирование полномочий по подписанию различных входящих документов. Это необходимо для того, чтобы письма после сортировки попадали в соответствующие подразделения. В этом случае необходимо наделить сотрудников различных отделов компании необходимыми полномочиями по подписанию документов.

          Оформление делегирования полномочий

          Передача полномочий по работе с документами может быть оформлена двумя способами: оформлением доверенности или локальным нормативным актом. При этом наиболее распространенным и простым способом передачи полномочий является издание нормативного акта. Доверенность в данном случае требует особой необходимости и оформляется в том случае, когда подписанию подлежат особо важные документы, а ответственность сотрудника, наделенного полномочиями, необходимо оформить законно.

          Как правило, чтобы распределить обязанности по подписанию входящих документов, достаточно создать об этом особый раздел в должностной инструкции. Однако, следует отметить, что в данном случае речь идет только о работе с входящей корреспонденцией. Передача права на подписание таких документов, как бухгалтерская отчетность, кадровые и налоговые документы требует наличия доверенности. Это связано с тем, что работа с такой документацией может затронуть правовую сторону деятельности сотрудника, поэтому и возложенная ответственность должна быть закреплена соответствующим образом.

          Отметим, что доверенности бывают трех видов: разовая, специальная и генеральная. Исходя из названия становится понятно, что разовая доверенность наделяет полномочиями лишь разово или в условиях действия определенной сделки или контракта. Специальная доверенность наделяет полномочиями на совершение одного действия или нескольких, связанных с ним (например, работа с входящими документами). Генеральная доверенность позволяет совершать различные сделки и юридические действия от имени компании (если она выдана от имени юридического лица).

          Смотрите так же:  Можно ли вернуть шубу в магазин если она не понравилась

          Добавить комментарий

          Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

          Priuta.ru © 2021

          Тема от WP Puzzle