Требования к заголовку дел

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком­плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку­ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули­ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспе­чивать наиболее благоприятные условия для работы с доку­ментами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, след­ственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательно­стью делопроизводства по одному конкретному вопросу. На­пример: «Дело о выделении средств на ремонт краеведче­ского музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ «Станкин»».

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

Термин документы употребляют в заголовках дел, содержа­щих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды до­кументов. Например: «Документы о строительстве нового учеб­ного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, пла­ны работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов материалы и документальные мате­риалы неправомерно, так как они не предусмотрены государст­венным терминологическим стандартом.*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.,1998.

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании ‘ корреспондента нужно учитывать следующее:

• Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диа­бетических препаратов».

• Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор­респондентами, их название в заголовке дела дается обоб­щенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

• Если однородные корреспонденты находятся на одной оп­ределенной территории (край, область, район), целесооб­разно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в матема­тической олимпиаде».

• В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь во­прос, например: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес»».

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г .», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г .».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку­менты, должны включать указание на вид и характер доку­ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч­но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука­зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Требования к составлению номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел включает шесть граф (приложения 10 и 11 к настоящей Инструкции).

В графе 1 (индекс дела) указывается установленное цифровое обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения или учреждения в целом.

Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается руководством учреждения.

Индексы дел в номенклатуре обозначаются арабскими цифрами и состоят из номеров структурного подразделения, подразделения в его составе и порядкового номера дела по номенклатуре. Например, в индексе 12-1-54 цифра 12 обозначает индекс структурного подразделения (управления), 1 — индекс подразделения в его составе (отдела) и 54 — порядковый номер дела по номенклатуре данного структурного подразделения.

Если в деле имеется хотя бы один документ с пометкой «Для служебного пользования», то к индексу дела добавляется аббревиатура «ДСП».

Документам или комплексам документов на технических носителях индексы дел не присваиваются.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «документы дня» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), краткое содержание, а также указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

В конце заголовка указывается наличие пометки «Для служебного пользования» («ДСП»).

В номенклатуре все заголовки дел пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих законодательные, иные нормативные акты органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также нормативные и распорядительные акты министерств и ведомств Российской Федерации, Банка России, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального учреждения. Затем располагаются заголовки дел. содержащих плановые и отчетные документы. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности (по мере убывания), а также взаимосвязи.

Журналы и книги регистрации, учета документов рекомендуется располагать в конце раздела.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки «переходящих» дел (т.е. содержащих документы по вопросам, не разрешенным в течение одного года), могут вноситься в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом, что и в предыдущем году. Для «переходящих» дел допускается использование общего заголовка (например, «Юридические дела кредитных организаций (по каждой организации»). Использование общего заголовка допускается также для группы дел. содержащих однородные документы (например, «Годовые бухгалтерские отчеты РКЦ (по каждому РКЦ)».

В номенклатуру включаются заголовки дел открытого хранения с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП»). В этом случае под индексом или после индекса дела пишется аббревиатура ДСП (без кавычек). Кроме того, допускается проставление этой пометки в конце заголовка дела.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну, включаются только в номенклатуру секретных и совершенно секретных дел.

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Документы на технических носителях включаются в номенклатуру дел в конце ее разделов (при этом графы 1 и 3 не заполняются, в графе 6 делается примечание — «ведется в электронном виде»).

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В течение года в номенклатуры дел структурных подразделений по решению их руководителей могут вноситься изменения. Об этих изменениях необходимо в срок не более 1 недели письменно информировать службу ДОУ учреждения.

. Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

В процессе разработки номенклатуры необходимо учитывать следующие правила составления заголовков дел:

в заголовках дел, содержащих переписку, указывается название организации, документы которой будут получены (адресат или корреспондент документа), указывается с кем и по какому вопросу ведется переписка;

в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их обобщенное название. Например: «Переписка с кредитными организациями о представлении отчетов».

в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, если это не влияет на определение сроков хранения документов по Перечню Банка России;

точка в конце заголовка не ставится.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в номенклатуре дел следует указывать период (месяц, квартал, год) на (или за) который будут составлены планы (отчеты). Например: «Бухгалтерские отчеты кредитных организаций за III квартал 1999 года».

В заголовках дел, содержащих различные документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются три основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: « Документы о проведении совещаний (планы, списки, повестки)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения.

В заголовках личных (персональных), «наблюдательных» и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования, оформления и сдачи дел в архив.

. Графа 3 «количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов, частей одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел.

В графе 4 указывается срок хранения дела или информации на технических носителях, установленный Перечнем.

Сроки хранения, не предусмотренные названным перечнем, определяются по Типовому перечню или устанавливаются ЦЭК учреждения по представлению ЭК учреждения.

.В графе 5 указывается номер статьи Перечня учреждения.или Типового перечня документов со сроками хранения, на основании которой установлен срок хранения дела. При этом к номерам статей Типового перечня добавляется аббревиатура «ТП» (без кавычек).

В графе 6 «Примечание» службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другую организацию, подразделение, виде носителя информации и др., а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел.

. В начале следующего года производится подсчет общего количества сформированных в подразделении дел, предусмотренных номенклатурой и включенных в нее дополнительно в течение года, и на основании этих данных заполняется графа 3 номенклатуры дел и составляется итоговая запись (приложение 12 к настоящей Инструкции) номенклатуры.

В итоговую запись номенклатуры дел вносятся суммарные данные о количестве дел, их томов, частей из графы 3 номенклатуры отдельно по срокам хранения постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и хранящихся «до минования надобности».

Составление номенклатуры дел структурного подразделения

Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения учреждения возлагается на секретаря (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел секретарь (ответственный за делопроизводство) структурного подразделения должен уточнить соответствие номенклатуры дел подразделения фактически заведенным делам. В номенклатуру дел дополнительно включаются фактически заведенные, но не предусмотренные в ней дела, а также дела, которые планируется завести в соответствии с предложениями руководства и сотрудников структурного подразделения.

Заголовки дел, не заводившихся в течение предыдущего года, в номенклатуру дел не включаются.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются секретарем в соответствии с требованиями Инструкции пол ДОУ.

Номенклатура дел подразделения составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра номенклатуры дел подписываются секретарем структурного подразделения и представляются на согласование заведующему архивом (ответственному за архив) учреждения. Согласованные с архивом номенклатуры дел подписываются руководителем структурного подразделения, а затем передаются в службу ДОУ для составления сводной номенклатуры.

После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем учреждения один экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения возвращается его секретарю. Другой экземпляр остается в службе ДОУ и является составной частью сводной номенклатуры дел.

По окончании делопроизводственного года секретарь структурного подразделения подводит итог заведения дел в подразделении и заполняет графу 3 и итоговую запись номенклатуры (приложение 12 к настоящей Инструкции). Копия итоговой записи или сведения о количестве заведенных дел представляются в службу ДОУ учреждения для подведения общего итога в сводной номенклатуре дел.

Составление сводной номенклатуры дел учреждения.

Сводная номенклатура (свод номенклатур) дел учреждения системы Банка России составляется службой ДОУ из номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме (приложение 11 к настоящей Инструкции).

В начале сводной номенклатуры дел располагается номенклатура дел службы ДОУ. так как именно в ней отражаются наиболее важные нормативные, распорядительные, методические и т.п. документы; затем — номенклатуры дел секретариатов руководителей учреждения (если они не входят в состав службы ДОУ) и номенклатуры дел остальных структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой.

К сводной номенклатуре дел оформляется титульный лист, а также итоговая запись, заполняемая по итогам года на основании суммарных данных, полученных от структурных подразделений.

В случае создания нового структурного подразделения, его номенклатура дел должна быть составлена в 3- месячный срок.

В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура дел пересоставляется в течение 1 месяца.

Номенклатуры дел вновь созданных или реорганизованных структурных подразделений помещаются в конце сводной номенклатуры дел.

Сводная номенклатура дел учреждения составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом, после чего утверждается руководителем учреждения.

Сводная номенклатура дел учреждения подлежит рассмотрению и одобрению ЭК и представляется на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения Федеральной архивной службы России.

Рис.1.образец номенклатуры дел.

Дата добавления: 2014-12-29 ; Просмотров: 1814 ; Нарушение авторских прав? ;

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Составление заголовков дел

Это самая сложная часть работы при составление номенклатуры дел.

Смотрите так же:  Нотариальная доверенность на представление интересов юридического лица

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи.

1. размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов,

2.затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения),

3.распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов.

Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности.

Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы,

затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный.

В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.

Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом “наименование должности руководителя службы ДОУ”.

Разработка классификационной схемы.После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем — дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.

Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Общие требования к составлению номенклатуры дел

Общие требования к номенклатуре дел:

  • охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
  • раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
  • конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
  • систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
  • Обязательные реквизиты документа «Номенклатура дел»:

  • наименование организации (учреждения) (06);
  • наименование вида документа;
  • гриф утверждения;
  • текст документа;
  • подпись;
  • визы согласования;
  • печать утверждающего органа.
  • Подпись документа «Номенклатура дел»:

    ответственным лицом по делопроизводству.

    Номенклатура дел оформляется на общем бланке формата А4.

    Для оформления номенклатуры дел целесообразно иметь трафаретные
    заголовки, в которых постоянная информация отпечатана типографским
    способом.

    При составлении номенклатуры дел используют:

    • Устав, Положение об учреждении, фирме, организации;
      планы;
    • отчеты о работе;
    • штатное расписание;
    • действующие перечни документов;
    • классификаторы;
    • номенклатуры дел за прошлые годы;
    • список структурных подразделений;
    • список корреспондентов;
    • список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);
    • справочник картотеки.

    Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф

    Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню Примечание

    В графе 1 «Индекс дела»номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов — номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.

    Пример:02-01, 02-02, 02-03 и так далее, где

    02 – обозначение структурного подразделения,

    01,02,03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

    В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело “Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии” в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.

    В графе 2 «Заголовок дела»указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.

    Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

    Графа 3 «Количество дел (томов, частей)»заполняется по окончании календарного года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 300 листов). Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

    В графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню»указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

    В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о не заведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.

    Дата добавления: 2015-08-12 ; просмотров: 582 . Нарушение авторских прав

    Требования к заголовку дел

    Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. [c.289]

    Вопрос о признаках группировки документов в первичные комплексы ( дела ) имеет большое значение в теории и практике советского делопроизводства. С группировкой документов по признакам заведения дел связано решение таких вопросов раскрытие состава и содержания сгруппированных в деле документов составление заголовка дела дальнейшая классификация документов в делопроизводстве и архиве определение сроков хранения дела разыскание нужных дел и документов. [c.87]

    При составлении заголовков дел, представляющих сборники документов, крайне желательно, чтобы помимо заголовка, дающего общую характеристику содержащихся в сборниках документов, указывалось содержание отдельных наиболее важных документов. [c.150]

    Требования к заголовкам дел Цель ознакомиться с правилами составления заголовков дел. [c.180]

    Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений» 56. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела — краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. [c.152]

    После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела. [c.153]

    В новый раздел включен параграф «Номенклатура дел» (ранее вместе с формированием дел — самостоятельный раздел). Совсем снято базовое на протяжении многих лет понятие «организация документов в делопроизводстве» (совокупность видов работ, включая передачу документов в ведомственный архив). Здесь сказано, что архив лишь контролирует и оказывает помощь в составлении номенклатуры, а ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Это противоречит функции архива по организации составления номенклатуры. Видовое разнообразие номенклатур сохранено индивидуальные (в Правилах 1986 года — конкретные), типовые, примерные. В Правилах 1986 года значительно подробнее изложены требования к составлению заголовков дел в номенклатуре и порядок ее составления. [c.12]

    Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями. [c.196]

    Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. [c.213]

    При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облетает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. [c.285]

    Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. [c.309]

    Заголовок дела на обложке должен раскрывать политически правильно и научно точно содержание документов дела и их состав. Составление заголовков для правильно сформированных дел не представляет трудностей. Но если в дело помещены различные разновидности документов, то прежде чем составить заголовок, следует все внимательно обдумать. [c.148]

    При составлении заголовков к делам со сложными документами обычно ограничиваются указанием разновидности, автора и периода> без раскрытия содержания. [c.149]

    При составлении заголовка номенклатуры дел необходимо обратиться к перечню документальных материалов, так как название дел должно совпадать со статьями перечня, где указаны также и сроки хранения. [c.128]

    При составлении описи дел соблюдаются следующие требования заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел, каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером), порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел [c.104]

    Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы дела. Следует помнить, что в одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения. В приведенных выше заголовках на наличие предметно-вопросного признака указывают слова о назначении, перемещении, увольнении и по вопросу перераспределения молодых специалистов . [c.333]

    Для чего служит номенклатура дел 2. Какие виды номенклатур вы знаете 3. Какие требования предъявляются к номенклатуре дел 4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел 5. Как оформляется номенклатура дел 6. Какие документы следует использовать при составлении номенклатуры дел 7. Каков порядок утверждения и согласования номенклатуры дел 8. В какой последовательности следует располагать разделы в сводной номенклатуре дел 9. Когда заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел 10. Что означает отметка ЭК при указании срока хранения дела [c.336]

    Вносить в номенклатуру наименования дел, которые не дают представления об основном содержании и видах документов, нельзя. Составление заголовков типа Разная переписка , Дело с отчетностью , Руководящие материалы , Документы по общим вопросам и т. п. не допускается. [c.178]

    Затем приступают к наиболее ответственной части работы по составлению номенклатур дел — формулировке названий (заголовков) дел. Одновременно по каждому делу определяется срок хранения. [c.183]

    Руководитель бухгалтерии обязан не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Канцелярия или архив учреждения должны оказать методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься бухгалтерия в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты бухгалтерии. Совместная работа специалистов бухгалтерии с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию бухгалтерии и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям. [c.151]

    Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в индивидуальной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов. [c.152]

    При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. [c.153]

    Номенклатура дел бухгалтерии после ее составления, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения (если он есть), одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя бухгалтерии. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом, его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. [c.154]

    При составлении заголовков к делам следует избегать общих названий (например «общая переписка», «справочный материал» и т л.), у дел с перепиской в заголовке обязательно указывается, с кем И о чем она ведется. [c.154]

    Смотрите так же:  Б.9.31 требования промышленной безопасности к подъемным сооружениям

    Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т. п. не допускается. [c.144]

    Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия (см. п. 5.8.1). [c.159]

    В наименовании дела, содержащего переписку, указывается — с кем и по какому вопросу она ведется, например «Переписка с ЗАО «ЭЛИТ» о поставке товаров за 1998 г.». Составление заголовков типа «Разная переписка», «Документы по общим вопросам» не допускается. Не следует употреблять также в заголовке дела слово «материалы». В ряде случаев можно использовать термин «Документы» с расшифровкой в скобках их видов, например «Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1998 г.». [c.159]

    При составлении описи дел соблюдаются следующие требования заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вно- [c.29]

    Следующий этап в составлении номенклатуры — формулирование названий дел, включаемых в номенклатуру. К заголовкам дел предъявляется требование — краткость, четкость, предельная точность. [c.159]

    Для годовых планов, отчетов, смет и других видов документов, составленных сразу на год или за год, дата указывается в заголовке дела и отдельно на обложку не выносится. Например Отчетность о работе за 1981 г. . [c.171]

    Схема создается с помощью команды меню Вид > Схема документа. Окно документа по горизонтали делится на две части слева — схема, составленная из стилизованных заголовков структурных частей документа справа — текст документа. [c.245]

    Не выпендривайтесь». Двойной смысл, каламбуры, заголовки, составленные специально, чтобы привлечь внимание, но не содержательные по существу, не срабатывают. По кабельному телевидению пускали рекламу, в которой известные люди заявляли нечто вроде «Мерфи Браун идет 60 минут». Каждая такая реклама начиналась с шаблона «Ладно, хотя это и неправда, но если бы это было на самом деле. » Большинство людей тут же прекращают обращать на такую рекламу внимание. Мы однажды составили заголовок рекламы зимних комбинезонов, которые были закуплены в Финляндии, так «ЧТОБЫ ОБЕСПЕЧИТЬ ВАС ЭТИМИ КОМБИНЕЗОНАМИ, МЫ ПОБЫВАЛИ В ХЕЛЬСИНКИ И ВЕРНУЛИСЬ». Ничего не скажешь, смешно, но продаже комбинезонов она никак не способствовала. [c.14]

    Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего ) работы комиссии по проверке общежития . Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — О приеме-передаче оборудования , Об уничтожении дел . Текст акта делится на три части введение, констатирующая часть, выводы. [c.174]

    Помимо заголовков на обложке каждого дела должна быть указана дата его образования в делопроизводстве. Для годовых планов, отчетов и т. п. документов, которые имеют даты в заголовках, даты их составления на обложках не указывают. [c.150]

    Наиболее распространенной и простой системой цифровых индексов является нумерационная система, представляющая собой ряд чисел (1, 2, 3. ). Эта система закрепляет последовательность дел в номенклатуре. Она удобна в применении. Однако недостатком данной системы является ее жесткость, не позволяющая включать на соответствующее место дополнительные дела, необходимость образования которых может появиться уже после составления номенклатуры. Заголовки новых дел в таких случаях приходится либо относить в конец номенклатуры, либо давать им литерные обозначения (8е, 10а и т. п.). Поэтому в ряде учреждений применяют серийную индексацию, при которой каждому структурному подразделению дается серия номеров. Например, канцелярии 1—50, плановому отделу 51—100, бухгалтерии 100—15t. Это дает возможность в пределах номенклатуры всегда иметь резервные номера для обозначения вновь заводимых дел. [c.63]

    Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительнои надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д. [c.275]

    Корреспондентский признак определяется по реквизиту адресат и используется при составлении заголовков к делам по переписке. Например, Письма Главсибпромстрою по вопросу перераспределения молодых специалистов . Здесь содержится указание на корреспондента — Главсибпромстрой. [c.332]

    Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок: «разные документы», «общая переписка» и т.д.

    Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • — название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
  • — автор документа (название организации, структурного подразделения);
  • — корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
  • — вопрос или краткое содержание документов дела;
  • — название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  • — даты (период), к которым относятся документы дела;
  • — указание на копийность дела.
  • Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

    Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

  • «Журнал учета выдачи дипломов»;
  • «Протоколы собраний акционеров предприятия»;
  • «Сводки по контролю исполнения документов».
  • «Отзывы и заключения на научные работы, присланные в. «;
  • «Протоколы и стенограммы заседаний ученого совета. «
  • Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы».

    В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

  • «Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)»;
  • «Документы, представляемые в судебные органы и полицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».
  • Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

    Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело». Например: «Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала».

    Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями. Например: «Переписка с, заказчиками о сроках поставки продукции».

    Для документов, создаваемых в организации, автор документа — название организации (структурного подразделения) — указывается кратко или приводится его общее видовое название.

    Например: «Протоколы заседания совета директоров».

    При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления. Например:

  • «Переписка с Росархивом о. «;
  • «Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».
  • Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются. Например: «Переписка по научно-организационным вопросам».

    Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: «Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Брянск) о выполнении договора по поставкам продукции».

    Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название. Например: «Переписка с организациями Объединения архивов Смоленска о проведении научно-практической конференции».

    В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа. Например: «Приказы по основной деятельности за 2013 г.».

    В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал.

    Например: «Бизнес-планы филиалов на 2014 г.»; «Сводный баланс доходов и расходов за 2013 г.».

    Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр). Например: «Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)».

    В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии».

    Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

    Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • – название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
  • – автор документа (название организации, структурного подразделения);
  • – корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
  • – вопрос или краткое содержание документов дела;
  • – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  • – даты (период), к которым относятся документы дела;
  • – указание на копийность документов дела.
  • Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

    При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

    Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

    Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу:

    Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело»:

    Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

    Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

    При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

    Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

    Если документы относятся к корреспонденции одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

    В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

    В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но месяц, квартал:

    В заголовках дела при необходимости дастся указание на копийность документов:

    Понятие номенклатуры дел

    Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

    «Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения» – номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

    Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, но и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов, сводный справочник всей текущей информационной системы организации не может быть бесполезен.

    Цели создания. В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

  • – закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
  • – служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
  • – является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
  • – служит учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
  • В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например, ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

    «ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ» (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

    2.1. Основные требования к составлению номенклатур дел

    2.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

    2.1.2. Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

    Виды номенклатур дел

    Смотрите так же:  Осаго в чебоксарах на связи

    2.1.3. Составляются номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.

    2.1.4. Конкретная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

    2.1.5. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

    2.1.5.1. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

    2.1.5.2. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

    2.1.5.3. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями государственной архивной службы СССР, главным образом их подразделениями, действующими на договорных началах за счет спецсредств, в порядке оказания методической помощи организациям.

    Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с соответствующим архивным органом и утверждаются руководителем организации.

    До согласования эти номенклатуры дел, как правило, рассматриваются ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного органа.

    2.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.

    В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

    Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

    Основные требования к составлению номенклатур дел организации

    2.1.7. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

    2.1.8. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

    2.1.9. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

    2.1.10. При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.

    Заголовки и их составление в номенклатуре дел

    2.1.11. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.д.) и органов и подразделений, действующих на общественных началах (общественных отделов, комитетов, комиссий, советов, товарищеских судов и т.п.) .

    В дальнейшем для краткости вместо слов «общественные организации и органы и подразделения, действующие на общественных началах» употребляются слова «общественные организации».

    2.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

    2.1.13. В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

    2.1.14. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

    2.1.15. В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

    2.1.16. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

    2.1.17. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    2.1.18. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

    — название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

    — название организации или структурного подразделения (автор документа);

    — название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

    — краткое содержание документов дела;

    — название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

    — даты (период), к которым относятся документы дела;

    — указание на копийность документов дела.

    Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

    2.1.19. В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

    2.1.20. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

    Пример. «Документы о проведении межотраслевых и отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

    Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

    Пример. «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

    2.1.21. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

    Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

    Пример. «Протоколы заседания ученого совета института».

    2.1.22. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.

    В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

    Пример. «Переписка с трестами о механизации строительных работ».

    В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

    Пример. «Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам научно — технической пропаганды и обмена опытом работы».

    В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

    Пример. «Переписка с Мосэнерго о снабжении электроэнергией».

    2.1.23. При обозначении в заголовках дел административно — территориальных единиц учитывается следующее:

    — если содержание дела касается нескольких однородных административно — территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

    Пример. «Переписка с исполнительными комитетами областных Советов народных депутатов РСФСР о ходе строительства детских больниц»;

    — если содержание дела касается одной административно — территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

    Пример. «Переписка с филиалом института (г. Тула) о координации научно — исследовательских работ».

    Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край, союзная республика.

    2.1.24. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

    Пример. «Квартальные отчеты треста о работе автотранспорта».

    2.1.25. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

    2.1.26. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой делопроизводства по установленной форме (Приложение 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций, разработанных по аналогичной форме (Приложение 2), согласованных ими с ведомственным архивом, одобренных ЭК структурных подразделений (при их наличии) и подписанных руководителями этих подразделений, организаций и органов.

    2.1.27. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно — распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

    Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно — отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

    2.1.28. Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

    2.1.29. Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий — находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый — в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

    2.1.30. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

    Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

    2.1.31. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

    2.1.32. Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное хранение, одобренная ЭК организации, ежегодно утверждается руководителем организации. Первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.

    Требования к заполнению формы номенклатуры дел

    2.1.33. Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела по номенклатуре.

    Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

    При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Например: 12-25-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 25 — условное обозначение вопроса по классификатору, 05 — порядковый номер дела по номенклатуре.

    В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности).

    2.1.34. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

    В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно — распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

    Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

    2.1.35. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

    2.1.36. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии — на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дела.

    При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации.

    2.1.37. В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

    В этой же графе при переносе информации с традиционного носителя на машинный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа. При пользовании организацией вычислительным центром (ВЦ) коллективного пользования или другим сторонним ВЦ пометка дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

    2.1.38. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *