Выдача подарков на новый год сотрудникам как оформить

Новогодние подарки детям сотрудников

Новогодние праздники – время подарков. И работодатели часто придерживаются этой доброй традиции, одаривая детей сотрудников подарками. О налоговых последствиях вручения детских подарков и их учете расскажем в нашей консультации.

Новогодние подарки детям сотрудников: налогообложение

Стоимость безвозмездно переданного имущества относится к расходам, не учитываемых в целях налогообложения прибыли (п. 16 ст. 270 НК РФ). Поэтому на переданные детям работников новогодние подарки уменьшить налогооблагаемые доходы нельзя.

Не получится учесть новогодние подарки и в расходах на УСН (ст. 346.16 НК РФ).

В целях исчисления НДС передача права собственности на товары на безвозмездной основе признается реализацией (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Поэтому с рыночной стоимости переданных новогодних подарков нужно начислить НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ). Соответственно, и входящий НДС по приобретенным подаркам при наличии надлежаще оформленного счета-фактуры может быть принят к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ).

Естественно, речь идет о неденежном подарке. Ведь передача денежных средств НДС не облагается (п. 1 ст. 146 НК РФ).

НДФЛ с детских новогодних подарков

Если переданные новогодние подарки в совокупности с другими подарками, переданными физлицу в течение календарного года, не превысили 4000 рублей, НДФЛ удерживать не нужно (п. 28 ст. 217 НК РФ). Под физлицом при этом понимается сотрудник или сам ребенок, в зависимости от того, кому документально оформлена передача новогоднего подарка.

В противном случае, при превышении «подарочных» доходов 4 000 рублей за год, нужно будет удержать НДФЛ из ближайших денежных доходов физлица-получателя подарка (включая день выдачи подарка, если он передается деньгами).

Взносы с новогодних подарков

Если новогодний подарок выдается ребенку работника (или даже самому работнику как представителю одаряемого), начислять страховые взносы не нужно, ведь выдача подарка не производится в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ ).

Если же получателем новогоднего подарка указан сам работник, то во избежание претензий со стороны контролирующих органов работодателю целесообразно заключить с работником договор дарения. Ведь передача имущества по договору дарения объектом обложения взносами не признается (п.4 ст.420 НК РФ).

Приказ на выдачу новогодних подарков детям сотрудников можно оформить в произвольном виде.

Учет новогодних подарков детям сотрудников

Рассмотрим на примере, как в бухгалтерском учете отразить приобретение и передачу детских новогодних подарков работникам при условии, что рыночная стоимость 1 ед. подарка составляет 2 500 рублей (в т.ч. НДС 18%) и НДФЛ передача подарков не облагается, поскольку стоимость подарков не превысила за год 4 000 рублей на 1 работника.

Новогодние подарки для детей: учет и налогообложение

Дарить новогодние подарки детям сотрудников — хорошая традиция, которая сложилась во многих учреждениях. За счет каких средств приобретаются такие подарки и можно ли их учесть при исчислении налога на прибыль? Надо ли удерживать НДФЛ с доходов сотрудников, детям которых были вручены подарки? Возникает ли объект обложения страховыми взносами? Какие документы необходимо оформить дарителям? Именно с такими вопросами сталкиваются бухгалтеры учреждений бюджетной сферы сразу после праздников.

В канун нового года учреждение может дарить подарки не только детям сотрудников, но и непосредственно самим сотрудникам. Подробно о нюансах вручения подарков и выплате материальной помощи сотрудникам учреждения мы писали в № 6, 2016.

Приобретаем подарки

В более благоприятной ситуации находятся бюджетные и автономные учреждения, которые могут получать:

  • субсидии (на выполнение государственного (муниципального) задания, на иные цели и др.) из соответствующего бюджета бюджетной системы РФ (ст. 78.1 БК РФ);
  • доходы от внебюджетной деятельности, которые в последующем поступают в их самостоятельное распоряжение (ст. 298 ГК РФ).
  • Именно доходы от внебюджетной деятельности являются основным источником финансирования расходов на приобретение новогодних подарков детям сотрудников.

    Затраты на приобретение подарков должны быть отражены в плане деятельности.

    Что касается казенных учреждений, приобретение новогодних подарков за счет бюджетных средств допускается только в случае, если такие расходы предусмотрены бюджетной сметой, с разрешения вышестоящего главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств.

    На основании п. 3 ст. 161 БК РФ казенные учреждения не имеют права распоряжаться доходами, полученными от осуществления ими приносящей доход деятельности, поскольку они перечисляются в соответствующий бюджет бюджетной системы РФ. Для них бюджетные средства являются единственным источником финансирования, и если затраты на приобретение новогодних подарков не предусмотрены бюджетной сметой, то их нельзя производить.

    Приобретение подарков для детей сотрудников необходимо оформить оправдательными документами. В этих целях издается приказ (распоряжение) руководителя учреждения, в котором указываются:

  • лица, ответственные за приобретение и выдачу подарков;
  • примерная стоимость одного подарка;
  • источники финансового обеспечения расходов;
  • сроки выдачи подарков;
  • список сотрудников и их детей, которым вручаются подарки. Такой список может быть оформлен в виде приложения к приказу (распоряжению).

Поступление подарков в учреждение должно быть подтверждено первичными учетными документами: товарными накладными (продавца), кассовыми, товарными чеками (при оплате наличными деньгами), а также иными документами, подтверждающими факт приобретения подарков.

Как оформить передачу детских подарков?

Такой договор учреждение может заключить устно.

Письменное заключение договора необходимо только в случаях, предусмотренных ст. 574 ГК РФ.

Оформление договора в письменной форме требуется

Если договор содержит обещание дарения в будущем

Если объектом дарения является недвижимое имущество

Выдачу подарков следует сопроводить соответствующей ведомостью, форма которой является произвольной и разрабатывается учреждением самостоятельно.

Напомним, что любая форма, в том числе ведомость на выдачу детских подарков, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа:

  • наименование документа;
  • дату его составления;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
  • К сведению:

    Требования к «первичке» установлены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете», а также п. 7 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от № 157н (далее — Инструкция № 157н).

    Надо ли удерживать НДФЛ со стоимости детского подарка?

    Обычно стоимость детских подарков, вручаемых в бюджетных учреждениях, не превышает 500 — 700 руб., следовательно, можно применить норму п. 28 ст. 217 НК РФ. Данным пунктом предусмотрено: в ситуации, когда стоимость подарка составляет менее 4 000 руб. (с учетом ранее выданных сотруднику в течение года подарков), налогооблагаемый доход у налогоплательщика не возникает.

    Если стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше 4 000 руб., с суммы превышения нужно удержать НДФЛ.

    Можно ли учесть расходы на детские подарки при исчислении налога на прибыль?

    Возникает ли при передаче детских подарков объект обложения НДС?

    В данной ситуации:

    • налогооблагаемая база определяется как рыночная стоимость подарка (покупная стоимость) без учета НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ);
    • сумма НДС, предъявленная продавцом подарков, может быть принята к вычету в общеустановленном порядке на основании (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
    • По вопросу составления при передаче подарков работникам и их детям Минфин представил разъяснения в Письме от № 03?07?09/6171: поскольку физические лица не являются плательщиками НДС и, соответственно, не принимают этот налог к вычету, при безвозмездной реализации товаров физическим лицам (сотрудникам и их детям) по указанным операциям в адрес каждого физического лица можно не выставлять. При этом для отражения данных операций в книге продаж следует составить бухгалтерскую или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) сведения по названным операциям.

      В случае составления в вышеуказанной ситуации на все операции по безвозмездной реализации подарков физическим лицам его можно выписывать в одном экземпляре для учета операций продавцом по итогам налогового периода.

      Принять «входной» НДС к вычету можно независимо от того, учитываются ли расходы на подарки при расчете налога на прибыль. Дело в том, что критерии обоснованности расходов, установленные ст. 252 НК РФ, не могут служить критериями обоснованности вычетов по НДС (постановления ФАС МО от № /11, ФАС ПО от № /08).

      Одно время по вопросу уплаты НДС со стоимости детских новогодних подарков складывалась неоднозначная арбитражная практика.

      Так, в Постановлении от № /2009 ФАС СЗО отклонил довод инспекции об обязанности включить в налоговую базу по НДС стоимость новогодних подарков детям сотрудников. Он указал, что передача детских подарков обусловлена наличием трудовых отношений между организацией и работниками и относится к системе поощрения сотрудников. Следовательно, в результате такой передачи не возникает объект обложения НДС.

      Однако в Постановлении от № 1001/13 по делу № /12?140?143 Президиум ВАС признал правильным вывод судов нижестоящих инстанций о том, что операции по безвозмездной передаче работникам детских новогодних подарков необходимо учитывать при определении налоговой базы по НДС.

      Учреждение имеет право на освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой НДС, если за три предшествующих последовательных календарных месяца сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) этого учреждения без учета налога не превышала в совокупности 2 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК РФ).

      Надо ли начислять на стоимость детских подарков страховые взносы?

      Аналогичная норма установлена пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, которым определен объект обложения страховыми взносами и положения которого будут применяться с .

      Вручение учреждением новогодних подарков детям сотрудников является безвозмездной передачей права собственности на них и не считается вознаграждением работников. Кроме того, подарки приобретаются для детей, которые не состоят с учреждением в трудовых () отношениях и не признаются застрахованными лицами. Также получение подарков не связано с выполнением работниками трудовых обязанностей, не является стимулирующей или компенсационной выплатой, имеет разовый и необязательный характер, стоимость подарков определяется вне зависимости от стажа работника и результатов его труда. Следовательно, стоимость переданных работодателем сотрудникам детских новогодних подарков не должна учитываться при расчете базы по страховым взносам.

      Согласно п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках договоров, предметом которых, в частности, является переход права собственности или иных вещных прав на имущество.

      Позиция контролеров по данному вопросу представлена в письмах Минтруда РФ от № 17–3/, Минздравсоцразвития РФ от № 1239?19.

      Арбитры также придерживаются мнения, что стоимость подарков не включается в облагаемую страховыми взносами базу (постановления АС СКО от № /2015 по делу № /2014, ФАС ВСО от № /2012, от № /2011).

      Отражаем приобретение и выдачу детских новогодних подарков в бухгалтерском учете

      В течение всего периода нахождения подарков в учреждении они учитываются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции № 157н).

      Аналитический учет по забалансовому счету 07 ведется в карточке учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 346 Инструкции № 157н).

      Итак, произведенные расходы, связанные с покупкой подарков, отражаются в учете следующим образом:

      Вид учреждения Дебет Кредит
      Казенное учреждение (Инструкция № 162н*) 1 401 20 290 1 302 91 730
      Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н**) 0 401 20 290 0 302 91 730
      Автономное учреждение (Инструкция № 183н***) 0 401 20 290 0 302 91 000

      ** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от № 174н.

      *** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от № 183н.

      Списание детских подарков с забалансового учета при их передаче сотрудникам производится на основании документов, подтверждающих факт дарения. Как было указано выше, таким документом является, в частности, ведомость выдачи подарков.

      В бухгалтерском учете составляются следующие проводки:

      Казенное учреждение Бюджетное учреждение Автономное учреждение
      Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит
      Переданы детские новогодние подарки (стоимость подарков без НДС)
      07 07 07
      Начислен НДС на стоимость подарков
      1 401 20 290 1 303 04 730 2 401 10 130 2 303 04 730 2 401 10 130 2 303 04 000
      Удержан НДФЛ со стоимости подарков из заработной платы
      1 302 11 830 1 303 01 730 0 302 11 830 0 303 01 730 0 302 11 000 0 303 01 000

      В заключение перечислим основные выводы, связанные с учетом и налогообложением новогодних подарков для детей сотрудников учреждения:

    • подарки могут быть приобретены как за счет средств бюджета, так и за счет средств, полученных бюджетными и автономными учреждениями от приносящей доход деятельности. При этом такие расходы должны быть предусмотрены в смете казенных учреждений и плане деятельности бюджетных и автономных учреждений;
    • договор дарения, связанный с передачей детских подарков, как правило, заключается в устной форме;
    • стоимость переданного сотруднику детского подарка не облагается НДФЛ (при условии соблюдения общего лимита на подарки в течение года в размере 4 000 руб.);
    • расходы учреждения на приобретение детских подарков не учитываются при налогообложении прибыли;
    • стоимость подарков облагается НДС, так как признается реализацией товаров на безвозмездной основе. При этом учреждение имеет право принять к вычету «входной» НДС;
    • на стоимость подарков не начисляются страховые взносы;
    • до момента передачи подарков получателям они учитываются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».
    • [1] Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от № 65н.

      Как правильно оформлять подарки сотрудникам в бухучете

      Что такое подарок

      Гражданский и Трудовой кодексы РФ устанавливают определения:

    • Презент, который не связан с трудовой деятельностью работника. Например, выдача сувениров к юбилею сотрудника или к празднику.
    • Награждение сотрудника за трудовые заслуги. Например, за выполнение плана или за успешное оформление сделки работодатель решил премировать подчиненных сотрудников подарочными сертификатами, путевками, техникой или другими презентами.
    • По ч. 1 статьи 572 ГК РФ, подарком следует считать любую вещь (в том числе деньги, электронные и бумажные подарочные сертификаты и даже открытки), которую даритель передает получателю на безвозмездной основе. В нашем случае дарителем выступает работодатель, а получателем — один из подчиненных сотрудников. В таком случае составляется специальный документ — договор дарения.

      Договор дарения обязателен только в том случае, когда вручаемый сувенир имеет стоимость более 3000 рублей, а дарителем выступает юридическое лицо — организация-работодатель. Если цена презента ниже обозначенной суммы, составлять договор дарения не обязательно.

      Что делать, если получателей много? Например, к новому году директор производственного предприятия решил вручить дорогостоящие сувениры 1500 сотрудникам. Не заключать же договор дарения с каждым из работников предприятия. Выход из ситуации есть. Составьте многосторонний договор дарения, в котором дарителем выступает все тот же наниматель. А одаряемыми — все сотрудники компании, которых решено было наградить презентами. Такие нормативы закреплены в статье 154 ГК РФ.

      Статья 191 ТК РФ определяет, что наниматель вправе поощрить подчиненного за достижения в трудовой деятельности. Стоимость презента является частью оплаты труда одаряемого, что влечет за собой соблюдение определенных норм налогового законодательства. Учитывайте, что передача такого сувенира оформляется не договором дарения, а регламентируется в трудовом договоре (соглашении, контракте).

      По сути такой презент представляет собой премию, но только выданную не денежными средствами, а переданную в натуральной, то есть неденежной форме. Об особенностях премирования сотрудников по итогам года читайте в статье «Как рассчитать и начислить 13 зарплату».

      Как оформлять подарки сотрудникам

      Поощрение работников — это инициатива работодателя. Если руководитель решил вознаградить служащих в подарочной форме, требуется корректное оформление подарков сотрудникам. Работодателю потребуется:

    • Распоряжение о приобретении и выдаче подарочной продукции.
    • Ведомость выдачи сувениров сотрудникам.
    • Договор дарения, при необходимости.
    • Начнем с приказа о вручении презентов. Чтобы приобрести сувенирную продукцию и вручить презенты в торжественной обстановке, требуется официальное распоряжение руководителя. Оформите его приказом по организации. Допустимо использовать унифицированные формы Т-11 или Т-11а. Разрешается и использовать произвольную форму. Приказ оформляйте по общим правилам. Список сотрудников перечислите в обязательном порядке. Допустимо выделить его в отдельное приложение к приказу.

      Закон позволяет разделить распоряжения: в первом приказе закрепить конкретное указание ответственному работнику приобрести сувениры, сертификаты, подарки, открытки, а во втором — определить перечень сотрудников, которые будут удостоены награждений.

      Затем сформируйте ведомость выдачи подарков сотрудникам. Документ составьте в произвольной форме. Удобнее всего для этого использовать таблицу, в которой будут указаны Ф.И.О., должность сотрудника, наименование подарка и его стоимость. Рекомендуем выделить отдельные графы для подписей одаряемых сотрудников и проставления даты вручения. Отметим, что подпись в ведомости является фактом получения презента. Дату получения сотрудник указывает собственноручно.

      Далее придется составить договор дарения. Напомним, что заключение этого документа является обязательным при следующих условиях:

    • Даритель — это юридическое лицо. То есть работодатель поощряет своих работников, их детей. Либо компания решила поощрить своих клиентов, контрагентов или деловых партнеров.
    • Цена сувенира более 3000 рублей.
    • Если оба условия соблюдены, то договор дарения — это обязательный документ, только при его наличии и правильном оформлении возможна правомерная передача сувенира одаряемому.

      Упрощенная форма договора дарения

      Типовая форма является общей, то есть подойдет для разных вариантов дарения. Следовательно, применять обобщенный бланк не обязательно. Работодатель вправе ограничиться составлением договора дарения в простой письменной форме.

      Чтобы упростить оформление, учтите в документе следующие обязательные реквизиты:

      1. Наименование документа.
      2. Дата и место составления.
      3. Наименование сторон: даритель и одаряемый сотрудник.
      4. Предмет соглашения, его характеристика и стоимость.
      5. Подписи сторон.
      6. Примерный договор дарения в простой письменной форме выглядит так:

        Подоходный налог с подарков

        Налог на доходы физических лиц исчисляется со всех видов дохода гражданина. Исключений нет. Права на льготы и освобождения есть, а вот исключений нет. Даже презент сотруднику в натуральной форме (вещь, техника, посуда и даже ваза) подлежат обложению подоходным налогом.

        Если дарителем выступает работодатель, то он и начисляет НДФЛ. Напомним, что работодатель выступает в роли налогового агента в отношении своих подчиненных. Организация ведет бухучет и налогообложение новогодних подарков по общему правилу: со всех доходов, которые были получены сотрудником от конкретного нанимателя, налоговый агент удерживает и перечисляет в бюджет НДФЛ.

        Чиновники определили, что если совокупная стоимость всех подарков, полученных за отчетный год отдельным работником, не более 4000 рублей, то такой вид вознаграждения не облагается НДФЛ (пп. 2 п. 2 ст. 211, п. 28 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина № 03-04-06/16327 от 08.05.2013).

        А это значит, что если вы в течение календарного года от работодателя получили, например, картину стоимостью 1500 рублей (независимо от праздничной даты), то НДФЛ удерживать не будут. Но учтите, что если вам вручат в этом же году еще один ценный презент, например, стоимостью 5000 рублей, то с 2500 рублей (5000 + 1500 – 4000) удержат НДФЛ.

        Рассчитать налогооблагаемую базу по презентам просто:

      7. Суммируем цены всех полученных сувениров.
      8. Вычитаем сумму полагающейся льготы — 4000 рублей.
      9. С положительной разницы исчисляем НДФЛ по соответствующей ставке.
      10. Ставки подоходного налога определяются в общепринятом порядке. С налоговых резидентов России удержат 13%. А если гражданин нерезидент, то ставка НДФЛ — 30%.

        Кто такой резидент? Налоговым резидентом нашей страны считаются те граждане, которые проживают на территории Российской Федерации не менее 183 дней в отчетном периоде, то есть в календарном году.

        Когда удерживать НДФЛ с подарка

        Дата удержания и срок перечисления подоходного налога с полученных презентов зависит от формы, в которой передается этот презент. Обратите внимание:

      11. Если были подарены деньги, то подоходный налог удерживают в день, когда денежные средства были переданы одаряемому. Например, в день проведения новогоднего корпоратива. А перечислить удержанный НДФЛ в бюджет следует не позднее дня, следующего за датой вручения денег. К примеру, на следующий день после корпоративного мероприятия.
      12. Если поощрение произведено в вещественной форме, то как удержать 13% или 30% с нее? Налог придется удержать из заработной платы или иных сумм вознаграждения за труд. Причем удержите НДФЛ с ближайшей выплаты работнику — аванс за первую половину отработанного месяца, заработная плата за оставшуюся часть расчетного периода. А перечислить удержанный налог следует не позднее следующего дня за днем удержания.
      13. Обратите внимание, что если компания не смогла удержать НДФЛ с сувенира по каким-либо причинам, то об этом следует уведомить ФНС в соответствующем порядке. Для этого заполните на сотрудника справку 2-НДФЛ с признаком налогоплательщика «2» и подайте отчетный документ в ФНС не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

        Например, в 2020 году учреждение вручило сотруднику подарок стоимостью 5000 рублей. Удержать НДФЛ не представилось возможным (работник уволился). Следовательно, организация обязана подать 2-НДФЛ на работника до 01.03.2020.

        В отчете стоимость сувенира отразите под кодом дохода 2720. Код дохода следует указывать в отношении всех видов поощрений, даже со стоимостью до 4000 рублей. Необлагаемую стоимость презента в 4000 рублей (вычет) укажите в соответствующих графах справки 2-НДФЛ под кодом вычета 501.

        Вид презента не имеет никакого значения для целей налогообложения НДФЛ. То есть подоходный налог удерживается независимо от того, в рамках каких взаимоотношений он получен. Следовательно, исчислите налог с вознаграждений, полученных по договору дарения и по трудовому соглашению.

        Страховые взносы с подарков

        Обязательства работодателя по начислению социального страхования с презентов напрямую зависит от их вида. Если выдача подарков производится в рамках гражданско-правовых отношений, то есть по договору дарения, то начислять страховые взносы не нужно. Обратите внимание, что это условие касается только работников учреждения.

        Если подарок вручают гражданину, который не состоит с организацией в трудовых отношениях (сувенир клиенту), то начислять обеспечение по страхованию не нужно. Причем наличие договора дарения не играет никакой роли (п. 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ, Письма Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448, Минтруда от 27.10.2014 № 17-3/В-507).

        Когда подарок вручается в рамках трудового договора в качестве вознаграждения работника за труд, определенные достижения и прочие трудовые условия, начислять страховые взносы нужно.

        Следовательно, чтобы избежать дополнительных расходов на выплату страховых взносов с подарков сотрудникам, заключается договор дарения. Повторимся, что стоимость презента не важна. Не имеет значения и форма подарка, будь то вещь, сертификат или деньги. Если письменный договор дарения имеется, то наниматель не платит взносы в ФНС и Соцстрах. В результате база для начисления страховых взносов отсутствует.

        НДС с подарков

        По пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ и мнению экспертов Минфина (Письмо № 03-07-11/16 от 22.01.2009), подарок — это безвозмездно переданная ценность, приуроченная к праздничной или знаменательной дате, которая облагается налогом на добавленную стоимость. Организация, презентовавшая сувениры, должна начислить НДС и принять к вычету сумму входного налога (при наличии счета-фактуры). По итогам проведения операционный результат нулевой, так как начисленная и списанная суммы аналогичны друг другу.

        Налоговой базой при расчете НДС выступает стоимость сувенира, а сам налог рассчитывается по 18% ставке (п. 3 ст. 164 НК РФ).

        Если подаренную ценность оформить как вознаграждение особо отличившимся работникам, то есть включить в положения об оплате труда и премировании возможность такого поощрения, то презенты не будут реализационными и на них не начисляется НДС. Налог на добавленную стоимость на сумму дара, переданного сотрудникам в денежной стимулирующей форме, не начисляется.

        Если учреждение находится на УСН и не платит НДС, то вычет не применяется, так как входной налог в организации невозможен. На упрощенке в случае дарения уплачивать НДС нет необходимости (п. 2 ст. 346.11 НК РФ).

        Если в организации установлена общая система налогообложения или ЕНВД, то НДС на тематические сувениры для работников начисляется по общим правилам (п. 4 ст. 346.26 НК РФ), так как дарение не является той деятельностью, в связи с которой организация была переведена на режим ЕНВД.

        Налог на прибыль с подарка

        Письма Минфина России № 03-04-06/6-329 от 22.11.2012 и № 03-03-06/1/653 от 19.10.2010 устанавливают, что при налогообложении прибыли стоимость презентов не учитывается (п. 16 ст. 270 НК РФ), так как они считаются безвозмездно переданным имуществом. Учет подарков сотрудникам в бухгалтерском учете включает сумму начисленного НДС в состав счета «Прочие расходы», тогда как в НУ при безвозмездной передаче стоимость дарения не учитывается. Итогом является образовавшаяся разница и постоянные налоговые обязательства учреждения (ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»).

        Если подарки приравниваются к расходам на оплату труда, стимулирующую сотрудников по итогам работы, то эти затраты учитываются в налоге на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ). Расчетчику надлежит продемонстрировать определенные доказательства, что дарение — это поощрение за достижение высоких производственных результатов.

        Зарплатные нормативно-правовые акты налогоплательщика должны подтверждать возможность таких операций, необходимо включить пункты о поощрении в положения и коллективный договор. Оформляют вручение следующим образом:

      14. Готовится приказ или распоряжение руководителя о премировании особо отличившихся сотрудников. В приказе необходимо сослаться на конкретный пункт положения о премировании.
      15. Составляется список награжденных сотрудников и реестр с подписями работников о получении вознаграждения.
      16. Детские подарки

        Есть ли отличия при вручении подарков детям сотрудников?

        Ведь практически в каждом учреждении детям сотрудников дарят сладкие новогодние коробки. Исключений для оформления таких презентов не предусмотрено. Вот как ведется бухгалтерский и налоговый учет новогодних подарков детям сотрудников:

      17. НДФЛ исчисляйте, если сумма всех подарков превышает 4000 рублей. Пример: сотрудница получила сувенир на 8 марта (500 рублей), презент на юбилей компании (3000 рублей), а к Новому году ей выдали два кулька (1000 рублей каждый). Суммируем стоимость всех подарков за календарный год: 500 + 3000 + 1000 + 1000 = 5500 рублей. С суммы превышения придется удержать НДФЛ: 5500 – 4000 = 1500 рублей. Ставку применяйте в зависимости от статуса налогоплательщика: резиденту — 13%, нерезиденту — 30%.
      18. Страховые взносы в отношении подарков детям сотрудников не начисляются. Такие презенты не являются вознаграждениями за труд и не имеют никакого отношения к трудовым взаимоотношениям между работодателем и наемным сотрудником.
      19. При исчислении налога на прибыль затраты на приобретение сувениров детям сотрудников не учитывайте.
      20. НДС начисляйте на покупную стоимость подарка без НДС, а если дарите собственную произведенную продукцию, то НДС начисляйте на себестоимость продукции.
      21. Не забудьте оформить детские кульки соответствующим образом. Издайте приказ о выдаче подарков, создайте ведомость вручения. Расписываться в получении должны сотрудники — родители деток, которым будут выдаваться кульки на Новый год.

        Памятка по налогообложению подарков

        Предлагаем простую и удобную для работы бухгалтера таблицу-памятку, которая позволит быстро определить, как правильно вести бухучет детских новогодних подарков и сувениров для самих сотрудников организации.

        Вид налогового обременения

        Подарок, переданный в рамках гражданско-правовых взаимоотношений

        Подарок, врученный в рамках трудовых взаимоотношений (как вознаграждение за труд)

        Удерживайте НДФЛ по соответствующей ставке налогообложения со стоимости сувенира, превышающей 4000 рублей.

        Вознаграждение стоимостью до 4000 рублей не облагайте.

        Страховое обеспечение (ОПС, ОМС, ВНиМ, НС и ПЗ)

        Заключите договор дарения, чтобы исключить проблемы с контролерами.

        Начисляйте со всей стоимости по общим тарифам страхового обеспечения.

        Начисляйте НДС в установленном порядке.

        Исключите стоимость презента, врученного в рамках трудовых отношений, из базы для начисления НДС.

        Налог на прибыль или УСН

        Не учитывайте в расходах при исчислении налоговой базы.

        Учитывайте в расходах при исчислении налоговой базы.

        Бухучет подарков в НКО

        Как учесть новогодние сувениры в бухгалтерском учете НКО? Для этого составьте следующие проводки в зависимости от ситуации:

      22. Если вознаграждение осуществляется в виде премии за высокие результаты в работе:
      23. начисление стимулирования сотрудника в виде премии в составе зарплатных расходов — Дт 20, 21, 23, 25, 26, 29, 44 Кт 70;
      24. начисление страховых взносов — Дт 20, 21, 23, 25, 26, 29, 44 Кт 69;
      25. работник получил премиальное вознаграждение — Дт 70 Кт 91.1, 90.1;
      26. удержание подоходного налога — Дт 70 Кт 68;
      27. учет величины премии в расходах учреждения — Дт 91.2, 90.2 Кт 10, 41;
      28. начисление НДС — Дт 91.2, 90.3 Кт 68.
        1. Если работнику вручается новогодний сувенир стоимостью свыше 4000 руб.:
        • учет стоимости покупки в составе расходов — Дт 91.2 Кт 10, 41;
        • начисление НДС — Дт 91.2 Кт 68;
        • начисление постоянного налогового обязательства — Дт 99 Кт 68;
        • удержание НДФЛ с сотрудника — Дт 70 Кт 68.
        • Бухучет подарков в бюджетном учреждении

          Бухгалтерский учет бюджетного учреждения имеет существенные отличия от бухучета НКО. В первую очередь обратите внимание, что расходы на приобретение сувениров для сотрудников бюджетной сферы следует отражать по КВР 244 «Прочие закупки товаров, работ и услуг».

          Составляйте проводки в зависимости от типа учреждения.

          Отражение подарков сотрудникам, партнерам и клиентам в бухгалтерском учете

          Валентина Александрова, внутренний аудитор компании Acsour

          Многие работодатели выбирают подарки в качестве одной из мер мотивации сотрудников и повышения их лояльности. А подарки деловым партнерам к праздничным датам уже стали нормой вежливости. Неудивительно, что на практике у большинства организаций возникают вопросы, как именно необходимо учитывать подарки сотрудникам и партнерам для минимизации налоговых рисков. Зачастую ситуации могут быть нетривиальными и требовать тщательного анализа законодательства и судебной практики.

          I. Учет подарков сотрудникам

          А) Подарки, не связанные с трудовой деятельностью (к юбилейным и праздничным датам)

          Согласно Гражданскому кодексу РФ подарком признается вещь (в том числе денежные средства, подарочные сертификаты), которую одна сторона (даритель) передает другой стороне (одаряемому) на безвозмездной основе (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

          С точки зрения НДФЛ

          Стоимость подарков, переданных за год одному лицу, в том числе сотруднику, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей (включая НДС) (Письма ФНС от 02.07.2015 N БС-4-11/[email protected], Минфина от 18.11.2016 N 03-04-06/67922, от 08.05.2013 N 03-04-06/16327). Применяя данное ограничение, нужно учитывать общую сумму подарков, выданных конкретному лицу в денежной и натуральной форме в течение календарного года. Со стоимости подарков, превышающей 4 000 рублей, необходимо исчислить НДФЛ.

          Как исчислить НДФЛ со стоимости подарка (Письмо ФНС от 22.08.2014 N СА-4-7/16692):

          если подарены деньги, то потребуется удержать налог при выдаче подарка и перечислить в бюджет не позднее чем на следующий день;

          если подарена вещь, то необходимо удержать НДФЛ в день ближайшей выплаты денег одаряемому и перечислить в бюджет не позднее, чем на следующий день. Если до конца года, в котором передан подарок, организация не будет ничего платить одаряемому, надо сообщить ИФНС о невозможности удержания налога.

          Страховые взносы не начисляются на стоимость подарка, переданного (п. п. 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, Письма Минфина от 20.01.2017 N 03-15-06/2437, от 16.11.2016 N 03-04-12/67082, Минтруда от 27.10.2014 N 17-3/В-507):

          работнику организации, если с ним заключен письменный договор дарения;

          физлицу, не являющемуся работником организации (в том числе бывшему работнику, детям работников, клиентам), независимо от наличия письменного договора дарения.

          В договоре дарения с сотрудником не должно содержаться никаких ссылок на трудовые и коллективные договоры, а также другие локальные акты организации. Кроме того, в договоре дарения не стоит производить расчет стоимости подарка в зависимости от должности сотрудника, его оклада, трудовых показателей, или каким-либо другим образом устанавливать взаимосвязь между трудовой деятельностью сотрудника и вручением ему подарка. В противном случае у налоговых органов будут все основания считать подарки поощрением за труд и начислить страховые взносы.

          Страховые взносы начисляются в том случае, если подарки выдаются сотрудникам на основании трудовых и коллективных договоров без составления договоров дарения (то есть если подарок является поощрением за труд).

          Если подарок не связан с трудовой деятельностью, однако письменный договор дарения с сотрудником не был составлен, то существует риск претензий со стороны контролирующих органов. В этом случае наиболее консервативной позицией будет начисление страховых взносов на стоимость подарка.

          Даритель — плательщик НДС в день передачи одаряемому неденежного подарка должен начислить НДС по ставке 18% (Письмо Минфина от 22.01.2009 N 03-07-11/16):

          если подарок куплен, то на его покупную стоимость (без НДС);

          если подарок — собственная продукция дарителя, то налог начисляется на его себестоимость.

          Счет-фактура на подарок выписывается в одном экземпляре и регистрируется в книге продаж, но одаряемому не передается. Если в одном квартале организация дарила подарки нескольким лицам, то на все подарки можно составить один счет-фактуру (Письмо Минфина от 08.02.2016 N 03-07-09/6171).

          НДС со стоимости купленного подарка можно принять к вычету при наличии счета-фактуры поставщика.

          При дарении товаров, не облагаемых НДС по ст. 149 НК РФ, счет-фактуру можно не составлять (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина от 07.11.2016 N 03-07-14/64908).

          Не начисляется НДС на стоимость подарков:

          Выданных сотрудникам в денежной форме;

          Если компания-даритель применяет УСН.

          Согласно официальной позиции Минфина России, как при ОСН, так и при УСН стоимость подарка, не связанного с выполнением трудовых функций, в налоговых расходах учесть нельзя (п. 16 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина от 17.11.2016 N 03-03-06/3/67725).

          Б) Подарки как поощрение за труд

          Трудовой кодекс РФ предусматривает право работодателя награждать своих работников ценными подарками в качестве поощрения за труд (ст. 191 ТК РФ).

          В этом случае стоимость подарка выступает как часть оплаты труда, а передача подарка происходит не на основе договора дарения, а на основе трудового договора с сотрудником.

          Подарки, выдаваемые работникам как поощрение за труд, по сути представляют собой производственные премии.

          Ситуация аналогична подаркам к праздничным датам: стоимость подарков, переданных за год одному лицу, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей (включая НДС).

          При вручении подарков сотрудникам в качестве поощрения за добросовестное исполнение трудовых обязанностей, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование, а также на страхование от несчастных случаев (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

          Стоимость подарка, переданного работнику в качестве поощрения за труд и учтенного для целей налогообложения прибыли, не облагается НДС. Такой позиции придерживаются судебные органы (Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2013 по делу N А40-112932/12-91-575, Постановления ФАС Центрального округа от 02.06.2009 N А62-5424/2008, ФАС Уральского округа от 19.01.2010 N Ф09-10766/09-С2).

          С точки зрения налога на прибыль

          Если вознаграждения в виде подарков предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами, и они имеют стимулирующий характер, то затраты на них можно учесть при расчете налога на прибыль (статья 191 ТК РФ, и п. 2 статьи 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.06.2014 N 03-03-06/2/26291).

          При этом важно учитывать, что для целей налогообложения необходимо соблюдать требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому помимо самих видов стимулирующих выплат организации следует установить четкие условия (основания) назначения каждого конкретного вида поощрения. Кроме того, необходимо располагать документами, подтверждающими, что такие условия фактически выполнены премируемыми сотрудниками.

          Если в организации разработано положение о премировании (иной локальный акт, регулирующий порядок назначения поощрений), то трудовой (коллективный) договор должен содержать ссылку на такое положение, чтобы учесть данные выплаты для целей налога на прибыль. На это обращают внимание контролирующие органы (Письма Минфина России от 26.02.2010 N 03-03-06/1/92, от 05.02.2008 N 03-03-06/1/81, УФНС России по г. Москве от 14.02.2007 N 20-12/013749б).

          В) Применимый документооборот

          Во избежание претензий со стороны налоговых органов необходимо правильно оформлять документы при вручении подарков сотрудникам.

          Письменный договор дарения

          Передача подарка осуществляется на основе договора дарения.

          Договор дарения должен в обязательном порядке заключаться в письменной форме, если стоимость подарка превышает 3 000 руб., а дарителем выступает юридическое лицо (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

          Однако во избежание возможных претензий со стороны налоговых органов (в части доначисления страховых взносов) рекомендуется заключать письменный договор дарения с сотрудником в любом случае независимо от стоимости подарка.

          Если вручение подарков происходит массово, то нет необходимости заключать отдельные договоры с каждым сотрудником. В этом случае целесообразно составить многосторонний договор дарения, в котором каждый из получателей подарков поставит свою подпись (ст. 154 ГК РФ).

          Приказ о выдаче подарков

          О закупке и выдаче подарков сотрудникам должен распорядиться руководитель компании. Необходимо оформить соответствующий приказ. Для оформления приказа можно использовать унифицированные формы (№ Т-11 или Т-11а). В этом случае необходимо будет составить отдельное распоряжение о закупке подарков.

          Однако можно подписать единый приказ в произвольной форме как о выдаче, так и о закупке подарков. К приказу должен быть приложен список тех работников, которым будут выдавать подарки.

          Ведомость выдачи подарков

          Все выданные подарки сотрудникам и их стоимость необходимо зафиксировать в специальной ведомости, где должны быть отражены Ф.И.О. сотрудника, его подпись, дата выдачи подарка и наименование подарка. Ведомость может быть составлена в произвольной форме. В ведомости должны присутствовать все обязательные реквизиты первичных документов.

          II. Учет подарков партнерам, поставщикам, клиентам

          А) Подарки к праздничным датам

          Если подарок вручается конкретному физическому лицу, например, сотруднику клиента, и его стоимость превышает 4 000 рублей, то при его передаче организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

          Получатель подарка не является сотрудником компании-дарителя, значит, удержать налог самостоятельно компания не может. В такой ситуации нужно в течение одного месяца с момента вручения подарка письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о выплаченном доходе и невозможности удержать с него НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

          Если подарок вручается не конкретному физическому лицу, а организации в целом, то НДФЛ не исчисляется. При этом следует помнить, что дарение подарков, стоимость которых превышает 3000 рублей, запрещено в отношениях между коммерческими организациями (ст. 575 ГК РФ).

          Если физические лица, которым организация дарит подарки, не связаны с ней трудовыми отношениями, стоимость этих подарков не облагается страховыми взносами.

          С точки зрения НДС

          Для целей НДС передача права собственности на товары на безвозмездной основе признаются реализацией товаров (ст. 146 НК РФ).

          На основании данной нормы Минфин делает вывод, что передача предприятием своим клиентам подарков является объектом налогообложения по НДС (Письма от 04.06.2013 N 03-03-06/2/20320, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653). При этом вычеты по НДС при осуществлении указанных операций применяются в общеустановленном порядке.

          В соответствии с п. 16 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходы, связанные с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

          Если предприятие выдает подарки определенному кругу лиц, затраты на приобретение данных подарков не включаются в расчет налога на прибыль (Письма Минфина России от 08.10.2012 N 03-03-06/1/523, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653).

          Б) Подарки с логотипом организации (как часть рекламы)

          Сувениры – это вещи, на которых изображены средства индивидуализации самой организации или реализуемых ею товаров, работ или услуг (логотип, товарный знак, фирменное наименование и т.д.) (ст. 3 Закона N 38-ФЗ от 13.03.2006, Письмо ФНС от 25.04.2007 N ШТ-6-03/348). Это могут быть открытки, календари, ручки, пакеты, ежедневники и пр.

          Ситуация аналогична подаркам на праздники: если стоимость сувенира больше 4 000 рублей, то при его передаче физическому лицу организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

          С точки зрения страховых взносов

          Аналогично подаркам к праздникам – страховые взносы не начисляются при вручении подарков физическим лицам, не являющимся сотрудниками.

          Ситуация аналогична подаркам к праздникам: если организация-даритель является плательщиком НДС, то при раздаче сувениров она начисляет НДС так же, как при любой другой передаче права собственности на товары на безвозмездной основе (ст. 146 НК РФ).

          Учет подарков зависит от того, каким образом происходит вручение данных сувениров.

          Если сувениры вручаются не в рамках официального приема

          И при ОСН, и при УСН такая передача сувениров третьим лицам (в том числе не являющимся клиентами организации) учитывается в составе нормируемых рекламных расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2).

          Для документального подтверждения факта осуществления рекламных расходов, необходимо оформить расходные документы, например, накладную на передачу сувениров работнику, ответственному за их распространение, и отчет этого сотрудника о проделанной работе.

          В первичных документах на выбытие вручаемых подарков достаточно указывать только их стоимость и количество без указания адресата. Этот факт подтвердит, что информация о товарах направлена неопределенному кругу лиц, и поэтому такие расходы можно считать расходами на рекламу. Если организация сможет создать такие условия, то можно рассматривать распространение сувенирной продукции в качестве рекламных нормируемых расходов.

          Если сувениры вручаются деловым партнерам в рамках официального приема

          Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

          Относятся ли к таким расходам затраты на приобретение сувениров (подарков) для деловых партнеров, Налоговый кодекс РФ не разъясняет.

          По данному вопросу есть две точки зрения. Официальная позиция Минфина России (Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136) заключается в том, что расходы на приобретение сувениров для передачи в рамках официального приема не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ.

          Официальная позиция налоговых органов (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2) позволяет налогоплательщикам учитывать расходы на приобретение сувениров с символикой организации для передачи их на официальном приеме контрагентам. Аналогичное мнение нашло отражение в судебных решениях.

          Однако представительские расходы учитываются при определении налоговой базы, только если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

          Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:

          1) приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (с указанием цели проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать);

          2) смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной продукции);

          3) договор на изготовление сувенирной продукции, первичные документы на ее передачу и списание;

          4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов;

          5) отчет по произведенным представительским расходам. В нем должны найти отражение:

          цель и результаты проведения представительского мероприятия;

          дата и место проведения;

          программа мероприятия (в ней должно фигурировать вручение сувениров);

          состав приглашенной делегации;

          участники принимающей стороны;

          величина расходов на представительские цели.

          Таким образом, для учета расходов на сувениры в качестве представительских для целей налога на прибыль необходимо документально оформить их должным образом.

          Новогодние подарки детям сотрудников: как отразить в 1С

          Передача работникам детских новогодних подарков не связана с трудовой деятельностью работника и не является вознаграждением за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы (абз. 1 ст. 129, ст. 135 ТК РФ).

          Безвозмездная передача вещей в собственность другой стороны с гражданско-правовой точки зрения является дарением (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Если дарителем выступает юридическое лицо и стоимость подарка превышает три тысячи рублей, договор дарения должен быть совершен в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

          Бухгалтерский учет новогодних подарков детям работников

          Порядок отражения в бухгалтерском учете приобретенных организацией новогодних подарков для детей работников нормативно не установлен и должен быть закреплен в учетной политике организации. На практике применяются несколько вариантов:

        • стоимость приобретенных новогодних подарков для детей работников относится в момент приобретения на счет прочих расходов 91.2 «Прочие расходы» (п. 12 ПБУ 10/99), а для контроля за движением подарков организуется их учет на забалансовом счете;
        • приобретенные подарки учитываются в составе материально-производственных запасов на счете 10 «Материалы»;
        • приобретенные подарки учитываются в составе товаров на счете 41 «Товары».
        • Если новогодние детские подарки по учетной политике организации учитываются как МПЗ или товары и их стоимость не были учтены в расходах ранее в момент приобретения, то их стоимость включается в прочие расходы при передаче работнику (абз. 5 п. 11, п. 16 ПБУ 10/99).

          Сумма исчисленного с безвозмездной передачи подарков НДС учитывается в прочих расходах (абз. 5 п. 11, п. 16 ПБУ 10/99) и отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 91.02 «Прочие расходы» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Налог на добавленную стоимость».

          Налоговый учет новогодних подарков детям работников

          Стоимость безвозмездно переданных подарков не учитывается в расходах для целей налогообложения прибыли (п. 16 ст. 270 НК РФ). Доходов, признаваемых в целях главы 25 НК РФ, у передающей стороны также не возникает (письмо Минфина России от 27.10.2015 № 03-07-11/61618).

          По общему правилу в целях учета НДС безвозмездная передача имущества (в данном случае дарение подарков) является реализацией и облагается НДС (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). В связи с этим следует учитывать:

          • НДС, предъявленный поставщиком при приобретении подарков, принимается к вычету в общем порядке, т. к. они используются в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171,п. 1 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина РФ от 18.08.2017 № 03-07-11/53088).
          • В налоговом периоде, когда произошла передача подарков, необходимо исчислить и уплатить в бюджет НДС с их рыночной стоимости (п. 2 ст. 154, ст. 105.3 НК РФ). При определении налоговой базы по НДС при безвозмездной передаче товаров можно применять цены, указанные в первичных учетных документах по этой операции (письмо Минфина России от 04.10.2012 № 03-07-11/402). Моментом определения налоговой базы является день передачи подарка получателю (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).
          • Суммы НДС, исчисленные при передаче подарков, в расходы по налогу на прибыль не включаются (п. 16 ст. 270 НК РФ).
          • Поскольку физические лица не являются плательщиками НДС, счета-фактуры при передаче им подарков в адрес каждого физического лица можно не выставлять, а для отражения операции в книге продаж составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) данные по указанным операциям (письмо Минфина России от 08.02.2016 № 03-07-09/6171).
          • Подарки работникам организации и их детям не облагаются НДФЛ при условии, что общая стоимость полученных физическим лицом в течение налогового периода (календарного года) подарков не превышает 4 000 руб. (10 000 руб. для отдельных категорий граждан) (ст. 216, п. 28 ст. 217 НК РФ, п. 33 ст. 217 НК РФ). При этом выдача подарков должна быть оформлена документально (письмо Минфина РФ от 12.08.2014 № 03-04-06/40051). Доходы в виде подарков, превышающие соответственно 4 000 руб. и 10 000 руб. в год, облагаются НДФЛ на общих основаниях (ст. 211 НК РФ).

            Поскольку подарок передается получателю по договору дарения, предусматривающему переход права собственности на передаваемое в дар имущество, то объекта обложения страховыми взносами и взносами на страхование от НС и ПЗ не возникает (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Кроме того, дети сотрудников не состоят в трудовых отношениях с организацией, следовательно, выплаты, производимые в их пользу, не признаются объектом обложения страховыми взносами (п. 2 письма Минфина РФ от 01.08.2017 № 03-04-06/48824, письмо Минздравсоцразвития РФ от 19.05.2010 № 12309-19). Во избежание споров с проверяющими органами выдачу новогодних детских подарков следует оформить договором дарения в письменной форме (письмо Минфина России от 20.01.2017 № 03-15-06/2437).

            Учитывая, что порядок признания стоимости детских новогодних подарков в расходах в бухгалтерском и налоговом учете различен (в бухгалтерском учете расходы признаются, а в налоговом – нет), в соответствии с ПБУ 18/02 в оценке расходов возникнет постоянная разница и будет признано соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (ПНО). На счетах бухгалтерского учета признание ПНО отражается записью Дт 99 «Прибыли и убытки» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».

            В программе «1С:Бухгалтерия 8» приобретение подарков отражается документом Поступление (акт, накладная), выдача подарков – документом Безвозмездная передача.

            Оформление подарков детям работников в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0

            Организация ООО «ТФ-Мега» (покупатель) закупила у ООО «Подарок» (поставщик) сладкие новогодние подарки для детей сотрудников в количестве 50 шт. на общую сумму 41 300,00 руб., в т. ч. НДС 18% 6 300,00 руб. Выдача детских новогодних подарков не входит в систему оплаты труда организации. С каждым сотрудником, получившим подарок для своего ребенка, заключен договор дарения в письменной форме, подарки вручены 20.12.2020. Стоимость одного подарка – 826,00 руб., в том числе НДС 126,00 руб.

            По учетной политике предприятия подарки к праздничным датам до их выдачи получателям учитываются на счете 10.06 «Материалы».

            ООО «ТФ-Мега» использует общую систему налогообложения (ОСН), применяет метод начисления и ПБУ 18/02.

            Подарки сотрудникам: как оформить и отразить в 1С

            Подарки сотрудникам являются частью корпоративной культуры и элементом мотивации работников. Новогодние праздники, 23 февраля, 8 марта, свадьба, рождение ребенка, выход на пенсию — самые распространенные поводы, по которым работодатели делают подарки. В качестве подарков могут быть, например, конфеты, цветы, сувениры, а также денежные суммы. Эксперты 1С рассматривают вопросы правового регулирования и налогообложения НДФЛ подарков работникам и порядок отражения их в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3.

            Правовое регулирование и налогообложение подарков сотрудникам

            Законодательство РФ допускает вручение подарков сотрудникам и в рамках трудовых, и в рамках гражданских отношений. Статья 22 ТК РФ закрепляет за работодателем право поощрять работников за добросовестный эффективный труд.

            Способ поощрения в законодательстве не уточнен. Наградить сотрудника, обеспечить стимул для добросовестного исполнения обязанностей можно и премией, и ценным подарком.

            Статья 129 ТК РФ дает определение заработной плате. Оплата труда работника — это вознаграждение за труд, иные выплаты компенсационного характера и стимулирующие выплаты. Если выплата или некий натуральный доход входят в систему оплаты труда (т. е. перечислены в локальных нормативных актах, носят регулярный периодический характер, связаны с качеством труда, выработкой, зависят от должности или выслуги), то слово «подарок» употребляется в бытовом смысле. Формально же этот подарок составляет часть системы оплаты труда и по сути — премия.

            С точки зрения гражданских взаимоотношений дарение регулируется главой 32 ГК РФ. Юридическое лицо вправе безвозмездно передать (подарить) физическому лицу (в том числе сотруднику) материальные ценности. Подарок может быть приурочен к Новому году, Дню защитника Отечества, Международному женскому дню, Дню ВДВ, ко дню рождения сотрудника и пр. Форма договора дарения законодательно не регламентирована.

            Намерения работодателя одаривать своих сотрудников не следует закреплять коллективным и трудовыми договорами, положением о заработной плате и премировании, т. к. такие подарки не связаны с исполнением трудовых обязанностей.

            Законодательством установлены правила вручения и принятия подарка. Вручая подарок сотруднику, бухгалтеру следует:

            1. Определить, связан ли подарок с трудовыми достижениями сотрудника:

          • если, к примеру, подарок связан с многолетним и плодотворным трудом сотрудника, то корректнее его сразу зарегистрировать в качестве премии, выданной в денежной или натуральной форме, и издать соответствующий приказ о премировании. При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд НДФЛ нужно начислить с полной его стоимости (пп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п.п. 1, 3, 4 ст. 210 НК РФ);
          • если подарки вручаются, к примеру, к Празднику Весны и Труда (1 мая), то следует оформить договор дарения. Согласно пункту 2 статьи 574 ГК РФ заключать договор дарения обязательно, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 руб. Можно рекомендовать взять за правило при оформлении подарка в зависимости от причины и вне зависимости от суммы издавать либо приказ о премировании, либо оформлять договор дарения. Минфин России в письме от 12.08.2014 № 03-04-06/40051 разъясняет, что доход будет считаться подарком только при условии документального оформления подарка. Таким документом служит именно договор дарения.
          • 2. Исчислить налогооблагаемую базу для НДФЛ и удержать налог с дохода сотрудника:

          • согласно пункту 28 статьи 217 НК РФ к доходам, освобождаемым от налогообложения, относится стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей, которая не превышает 4 000 руб. за налоговый период. Таким образом, работодателю надлежит учитывать все подарки, выданные сотруднику. Когда суммарная стоимость подарков за год превысит 4 000 руб., то у работодателя возникнет обязанность налогового агента по НДФЛ;
          • в соответствии с действующими кодами видов доходов для отражения в отчетности по НДФЛ (утвержденных приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected]) код дохода в виде подарка «2720» предусматривает вычет с кодом «501» в размере 4 000 руб. Для некоторых категорий граждан — ветеранов и инвалидов Великой Отечественной войны и др. — предусмотрен увеличенный вычет в размере 10 000 руб. (п. 33 ст. 217 НК РФ) с кодом «507»;
          • доход, превышающий льготную сумму 4 000 руб., облагается НДФЛ. Ставка налога зависит от налогового статуса сотрудника. Для налогового резидента ставка НДФЛ составляет 13 % (п. 1 ст. 224 НК РФ), для нерезидента — 30 % (п. 3 ст. 224 НК РФ). Обратите внимание, что льготные категории нерезидентов — беженцы, граждане стран — участников Договора ЕАЭС, высококвалифицированные иностранные специалисты и др. — остаются в первую очередь нерезидентами. Они, получая подарок, уплачивают НДФЛ по ставке 30 %. При изменении налогового статуса НДФЛ нужно пересчитать, в том числе и исчисленный при вручении подарка.
          • 3. Выяснить, является ли стоимость подарка объектом для обложения страховыми взносами, и при необходимости рассчитать их. Договор дарения — это договор гражданско-правового характера, в котором предусматривается передача сотруднику в собственность имущества (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом у организации не возникает объекта обложения по страховым взносам (п. 4 ст. 420 НК РФ). При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд стоимость подарка входит в расчетную базу по страховым взносам в соответствии с НК РФ.

            Отметим, что сотруднику при получении подарка следует уточнить, что у работодателя — налогового агента была возможность удержать НДФЛ. Сведения об удержанном налоге содержатся в справке 2-НДФЛ. В противном случае сотруднику нужно сообщить о своем доходе в виде полученного подарка, представив в ИФНС налоговую декларацию 3-НДФЛ.

            Примечание
            О том, как определить налоговый статус физического лица, зарегистрировать его в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3), отразить изменение налогового статуса в программе и рассчитать НДФЛ, см. в статье «НДФЛ у нерезидентов: учет в 1С:ЗУП 8» .

            1С:ИТС

            Подробнее о том, как поощрить работника подарком, см. в «Справочнике кадровика» раздела «Кадры и оплата труда».

            Подарки сотрудникам в 1С:ЗУП 8 (ред. 3)

            В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 есть все необходимые механизмы для регистрации подарков сотрудникам, однако требуется их подключение и настройка.

            Настройку и использование функциональности программы для регистрации подарков рассмотрим на примерах.

            Пример 1

            Сотрудник В.С. Боровских, который является налоговым резидентом РФ, получил к юбилею 50 лет подарок — бронзовую скульптуру коня стоимостью 2 000 руб. Ни коллективный договор, ни положение о премировании организации ООО «Статистическое учреждение» не предусматривают обязательного одаривания сотрудников в честь пятидесятилетия. Работодатель решил вручить подарок, и для В.С. Боровских — это доход с кодом «2720». Стоимость скульптуры — менее 3 000 руб., но при получении подарка В.С. Боровских поставил подпись о согласии в получении подарка в договоре дарения — ведомости вручения подарков. Ранее в течение года сотрудник уже получал подарки к праздникам на сумму 2 500 руб.

            В организации ООО «Статистическое учреждение» практикуется дарение подарков, поэтому при настройке программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 соответствующая возможность подключается флагом Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия (меню НастройкаРасчет зарплаты).

            Для регистрации подарка на закладке Зарплата следует создать новый документ Приз, подарок и установить флаг Подарок (рис. 1).

            Рис. 1. Документ «Приз, подарок»

            В документе Дата выдачи подарка 12.10.2020 регистрируется дата фактического получения дохода. С точки зрения НДФЛ — это доход с кодом «2720». Этому доходу соответствует вычет с кодом «501» в размере 4 000 руб. в год. В Примере 1 сотрудник за год получил подарки на сумму 4 500 руб. Вычет 2 500 руб. уже был применен при вручении предыдущих подарков. При регистрации очередного подарка применяется оставшаяся часть вычета 1 500 руб. НДФЛ исчисляется с 500 руб. по ставке 13 % (т. к. В.С. Боровских — налоговый резидент РФ) и составляет 65 руб. Исчисленный НДФЛ в документе Приз, подарок следует удержать при очередной выплате денег и перечислить не позднее следующего дня, т. е. дня, следующего за днем выплаты дохода.

            При выплате 15.10.2020 зарплаты за сентябрь НДФЛ в размере 65 руб. удержан вместе с налогом на сентябрьскую зарплату (рис. 2).

            Рис. 2. Удержание НДФЛ с натурального дохода при выплате денежных средств

            Подарок передан работнику по договору дарения, поэтому он не стал объектом обложения страховыми взносами.

            Пример 2

            В отличие от Примера 1, не был заключен договор дарения при вручении В.С. Боровских бронзовой скульптуры коня к юбилею.

            Cтоимость подарка — менее 3 000 руб., поэтому договор дарения можно было не заключать. При этом получается, что подарок был вручен в рамках трудовых, а не гражданских отношений, и подлежит обложению страховыми взносами, так как не перечислен среди необлагаемых выплат, закрепленных статьей 422 НК РФ.

            В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для регистрации необходимости удержания страховых взносов следует в документе Приз, подарок (меню Расчет зарплатыПризы, подарки) установить флаг Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором. Страховые взносы со стоимости подарков будут исчислены при очередном начислении зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов, даже при отсутствии каких-либо начислений у этого сотрудника.

            Пример 3

            В.С. Боровских получил к юбилею подарочный конверт, содержащий 2 000 руб.

            В соответствии с пунктом 1 статьи 572 ГК РФ работодатель может подарить сотруднику вещь, причем статья 128 ГК РФ указывает, что вещью могут быть и наличные деньги.

            Денежный подарок от работодателя, не связанный с трудовой деятельностью (к празднику, юбилею и т. д.), — это доход сотрудника (п. 1 ст. 210 НК РФ) с кодом «2720».

            Стоимость денежных подарков, как и подарков в натуральной форме, облагается НДФЛ в размере, превышающем 4 000 руб. за налоговый период, по ставке 13 или 30 % в зависимости от налогового статуса сотрудника.

            Если в организации практикуется дарение денежных средств, то в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 следует выполнить предварительную настройку (рис. 3).

            Рис. 3. Настройка вид расчета для регистрации денежного подарка

            В меню НастройкаНачисления — кнопка Создать следует создать новое Начисление.

            На закладке Основное следует:

          • в поле Наименование ввести название начисления, например «Подарок деньгами»;
          • в поле Назначение начисления указать Прочие начисления и выплаты;
          • в поле Начислениевыполняется выбрать По отдельному документу;
          • вид документа установить Разовое начисление.
          • На закладке Налоги, взносы, бухучет в поле НДФЛ переключатель необходимо установить на поле облагается и указать код дохода — 2720.

            Сумма, освобождаемая от налогообложения (не более 4 000 руб. за налоговый период), отражается как вычет с кодом «501» и в программе применяется к доходу с кодом «2720» по умолчанию. В поле Категория дохода необходимо выбрать Прочие доходы.

            В организации практикуется оформление договоров дарения для подарков на любую сумму, а не только для тех, стоимость которых превышает 3 000 руб. Для страховых взносов в поле Вид дохода необходимо выбрать Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами. Настройка Начисления выполняется однократно. Для отражения денежного подарка в программе следует в меню Зарплата создать документ Разовые начисления. В качестве Начисления в документе выбирается настроенный вид начисления «Подарок деньгами». Для выбранного сотрудника в поле Результат указывается величина денежного подарка. НДФЛ исчисляется с учетом вычета 4 000 руб. и всех подарков (доходов с кодом «2720») в натуральном и денежном выражении, зарегистрированных для сотрудника в текущем налоговом периоде (в текущем году).

            Дата фактического получения дохода в виде денежного подарка — день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержанный с такого подарка налог необходимо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем его выплаты сотруднику (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Смотрите так же:  Лишение водительских прав на 4 6 месяцев

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *